Все новости от 5 августа 2005 г. Автоматизация управления документами в “ИнвестКиноПроекте”
В начале 2005 г. руководство компании “ИнвестКиноПроект”, владеющей сетью киноцентров “КИНОПЛЕКС”, приняло решение о внедрении корпоративной системы хранения документов с целью упорядочить и оптимизировать работу с ними.
Разрозненное хранение документов, в том числе большого количества неактуальных версий, отсутствие единого классификатора и правил наименования документов, дублирование информации, хранение значительной части документов только на бумажном носителе — все это увеличивало временные затраты на поиск нужныхматериалов, их согласование и соответственно приводило к нерациональному использованию рабочего времени сотрудников.
Для решения этих задач был выбран программный комплекс TopS BI DocHouse Storage, разработанный компанией TopS Business Integrator и входящий в пакет интегрированных решений для автоматизации процессов управления документами TopS BI DocHouse. Специалисты TopS BI провели анализ требований заказчика, разработали проект и в содружестве с сотрудниками “ИнвестКиноПроекта” выполнили за три месяца все операции по настройке и внедрению ПО.
Внедрение TopS BI DocHouse Storage позволило объединить информацию, имеющуюся в различных департаментах, а также в информационных системах компании, в централизованное хранилище. Данные записаны в стандартизированном виде, а их логическая организация соответствует правилам бизнеса.
Сотрудники подразделений получили удобный доступ к актуальной информации, такой, например, как договоры, статьи, счета и многое другое. При этом гибкая система безопасности разрешает доступ пользователям к тем или иным документам на основе полномочий. Это позволяет обеспечить сохранность коммерческой тайны и контроль над внесением изменений в документы. Поисковая система TopS BI DocHouse Storage предоставляет быстрый поиск документов по различным критериям. Также в системе реализованы функции совместной работы над документами и хранение их версий.
В настоящее время система активно используется сотрудниками центрального офиса компании: количество пользователей системы — около 50 человек.
|