Все новости от 1 марта 2004 г.

Документооборот в юридических кругах

Профессиональная деятельность юридической фирмы "Городисский и Партнеры"
касается охраны и зашиты интеллектуальной собственности, компьютерных
программ и баз данных и т. п.
Подобная деятельность связана с большим объемом документооборота,
что и послужило поводом для встречи со старшим партнером фирмы "Городисский
и Партнеры", патентным поверенным РФ Сергеем Дудушкиным.

Intelligent Enterprise: Сергей Владимирович, можно ли количественно оценить размеры документооборота фирмы "Городисский и Партнеры"?

Сергей Дудушкин: Документооборот фирмы - это свыше 5000 единиц документов в день. Это входящие и исходящие, письма, сообщения электронной почты и факсы, то есть вся корреспонденция, которая поступает на фирму и исходит от нас.

У нас порядка 10 тыс. активных клиентов. Это компании, которые поручают нам выполнить ту или иную работу. Иногда это одно поручение, иногда несколько, а бывает, и несколько десятков или сотен. Каждое поручение относится к какому-то объекту промышленной собственности. По каждому поручению мы открываем в картотеке электронное дело, где перечисляются реквизиты этого поручения, и даем это дело определенному сотруднику на исполнение. И дальше начинается наша работа - полурутинная, полутворческая.

Я назвал цифру 5000 единиц в день, но надо понимать, что внутри нашей фирмы не меньший документооборот имеет место на уровне рядовых исполнителей. Эту корреспонденцию обрабатывают исполнители, выполняющие разные функции, - они обеспечивают ее следование и исполнение в соответствии с требованиями, которые определены специализированными законами в той области, в которой мы работаем как патентные поверенные. Поэтому перед нами возникла, в частности, необходимость автоматизации процесса разбора корреспонденции и создания электронного архива.

Внедрение компьютерной техники в нашей фирме началось еще в 1979 году. С 1992 года у нас эксплуатировалась система, которая долгое время полностью соответствовала нашим профессиональным задачам. Но к 1995 году стало очевидно, что эта система, построенная на старом программном обеспечении, не была открытой с точки зрения взаимодействия с современной операционной системой и офисными предложениями Microsoft Office. Это затрудняло реализацию наших рабочих функций.

Системы документооборота, которые проектировались для приложения в промышленности
или торговли, настраиваются под наши нужды, но объем настроек получается совершенно
несоразмерным. Затраты на доработку сопоставимы с затратами создания заказной системы.

Какие требования вы предъявляли к новой автоматизированной системе?

Предполагалось, что новая система должна состоять из трех модулей: основная деятельность по профилю фирмы, документооборот, включая электронный архив, и бухгалтерская система. Были сформулированы требования к системе документооборота и электронного архива, основными из которых являлись открытость системы, наличие интерфейса к ее основным функциям для приложений MS Office; построение базы данных на MS SQL Server; адаптация системы к требованиям фирмы "Городисский и Партнеры", реализация специфических производственных процессов фирмы и т. п.

Как проходил выбор решения?

С одной стороны, мы пытались подобрать готовый продукт, который бы отвечал в большей степени решению наших задач. Но нам нужна была система, строящаяся из трех модулей, соответственно специфике нашей производственной деятельности. На рынке можно найти системы, которые обеспечивали бы только входные или выходные "ворота" деятельности нашей фирмы, допустим, регистрацию, адресацию и т. п. Большой сегмент нашей деятельности связан с финансовыми операциями, и здесь тоже было возможно применение стандартной системы с настройками. Такая система для автоматизации финансов была подобрана - это "1C".

Но проблема заключается в третьем блоке, связанном с нашим основным ядром, а именно производственными процессами. И здесь на первый план выходят в высшей степени специфические задачи и функции. Когда были проанализированы все доступные системы, то получилось, что они неприменимы к задачам, которые мы ставим, - это универсальные системы, обладающие большими возможностями, но требующие таких настроек и изменений, что их использование для нашего процесса становится нецелесообразным.

Мы анализировали готовые системы, которые используют наши коллеги - зарубежные патентные поверенные. Есть порядка десятка производителей таких систем. Это достаточно штучный товар, то есть тиражи небольшие, так как и потребителей таких систем не так много, но, тем не менее, предложения есть. Основной их недостаток в специализированности - например, английская фирма будет ориентирована на те правила и порядки, которые приняты среди патентных поверенных Англии. Если бы мы использовали такой продукт, пришлось бы ломать всю нашу технологию. На это мы пойти никак не могли, потому что у нас работают очень квалифицированные сотрудники и заставить их переучиваться, тратить свое время было бы крайне неразумно.

Западные компании шли на доработку систем?

Все декларируют возможность доработки всего этого. Но тут возникает проблема поддержки. Одно дело, когда разработчик находится в Москве, - и то временной интервал между посылкой замечания и ответной реализацией достаточно большой, речь может идти о неделе. А если разработчик находится в Турции? Подобные затруднения неприемлемы. Кроме того, есть еще и соображения безопасности бизнеса. Нехорошо, когда ты зависишь от какого-то западного производителя. Мы же не можем его контролировать, сегодня он есть, а завтра нет, и что нам тогда делать?

Какое у Вас осталось впечатление от предложений отечественных разработчиков?

А подходящих российских продуктов для нас просто нет. Дело в том, что очень велик разрыв среди фирм, занятых в сфере нашей профессиональной деятельности - охране интеллектуальной собственности. Если взять, допустим, все количество заявок, поступающих в Российскую Федерацию от иностранных клиентов по такому виду промышленной собственности, как изобретение, то наша фирма обрабатывает более 50% этого объема. На каждую из следующих за нами фирм приходится самое большее 5-6%. Если мы берем такую категорию объектов, как товарные знаки, то здесь наша фирма уверенно держит 33-35%, а следующая, вторая ступенька - это примерно 10%. То есть объемы производства у нас существенно больше, чем у любой другой фирмы патентных поверенных, существующей в Российской Федерации, да и в Восточной Европе, наверное.

А еще надо учитывать, что наше делопроизводство значительно отличается от того делопроизводства, которое принято в госучреждении, на заводе или в торговой фирме. Поэтому такие понятия, как переписка с Патентным ведомством или с клиентом, в упомянутых системах не поддерживается. Типичный случай - есть некоторая система документооборота, которая проектировалась для приложения в промышленности или для торговли. Она настраивается, но объем настроек получается совершенно неприемлемым. Базовый продукт требует таких доработок, что затраты на доработку сопоставимы с затратами создания заказной системы. Вот мы и пошли по такому пути. Нашли компанию, которая согласилась сделать нам заказную систему, учтя все наши требования. Ею стала компания Cognitive Technologies.

Открытость разработчика на партнерские отношения в разработке системы с заказчиком
- это не часто встречающаяся на рынке ситуация

Что обусловило выбор?

Специалисты Cognitive Technologies изучили наши требования и выразили готовность не только к их реализации, но и к партнерскому сотрудничеству с нашим компьютерным отделом. Дело в том, что ядро системы является в нашей производственной деятельности определенным "ноу-хау". Наши ИТ-специалисты нарабатывали и реализовывали его многие годы. Открытость разработчика к партнерским отношениям в разработке системы с заказчиком - это, наверное, не часто встречающаяся на рынке ситуация. Они не сказали, что сделают систему за месяц, как говорят многие. Они сказали, что проект займет полтора года. Так оно и вышло.

Кроме того, у Cognitive Technologies богатый опыт по распознаванию бумажных документов и их переводу в электронную форму. На самом деле имеется не так много фирм, владеющих и инструментарием, и разработкой прикладных систем. Для нас это было одним из основных требований.

На каком этапе сейчас находится реализация проекта? Мы обеспечили первый этап - электронный разбор входящей корреспонденции, частичный контроль за сроками. Когда от нашего корреспондента приходит инструкция в виде письма или факса или электронного послания, нам нужно разобраться, к какому делу это относится, какому поручению клиента соответствует. Это делает робот-разборщик, что позволяет нам сразу же передать письмо конкретному исполнителю. Сотрудник не ждет, пока канцелярия разберет бумаги и передаст ему. Для идентификации у нас введены штрих-коды. Каждый код уникален - отдельно для входящей и исходящей корреспонденции. Вся входящая корреспонденция сканируется и распознается на любом языке. Кстати, доля почты на русском языке у нас не более 3%.

Сейчас реализуем создание электронного архива. Но у нас же 25 тыс. патентов, которые уже были получены до внедрения этой системы и сейчас хранятся на полках нашего архива, плюс 40 тыс. товарных знаков. Поэтому параллельно с созданием архива по "живым" делам действует специальное подразделение, которое берет с полки каждое архивное дело (а первые архивные дела по товарным знакам датируются 1930-ми годами ) и сканирует, дополняя электронный архив материалами, датировка которых может относиться еще ко времени зарождения нашей профессии и нашей деятельности. Наша задача - создание полного ретроспективного архивного фонда нашей фирмы.

Сейчас Cognitive Technologies выполняет второй этап проекта - обеспечение контроля за сроками исполнения корреспонденции, как в целом по фирме, так и внутри структурных подразделений.

Каковы дальнейшие перспективы развития системы?

Ближайшая задача - это реализация тех функций, которые мы ставили и ради которых, по сути дела, затевали все это. Это, во-первых, доведение до конца контроля за сроками - с тем, чтобы каждый исполнитель видел, какие сроки существуют, и, укладываясь в них, исполнял полученное поручение.

Во-вторых, есть масштабная задача, к которой мы приступаем в этом году и которая определяет перспективу нашего развития, - это тиражирование нашей системы в наших филиалах, в Российской Федерации и в одном зарубежном офисе на Украине.