Все новости от 2 августа 2004 г.

С чего начинать создание электронного архива?

В последние годы во всем мире наблюдается активный переход от бумажных архивов к электронным. Удешевление систем хранения и увеличение их емкости стимулируют предприятия и организации промышленно развитых стран переводить массивы своих документов в электронную форму. Не менее актуальна эта проблема и для российских предприятий.

За долгие годы работы многие из них накопили огромные массивы бумажных документов. Они занимают место, требуют постоянного обслуживания, но при этом хранящаяся в них информация трудно доступна и легко может быть утеряна. Пожар, наводнение, стихийные бедствия, да и обычный переезд архива с одного места на другое чреваты самыми печальными последствиями.

Любой менеджер, работающий с бумажным архивом, регулярно задается риторическим вопросом: “Где, черт возьми, этот документ?!”. Стоит ли тут удивляться, если в среднем 3% документов в архиве размещено не там, где следует, 7% -- утеряно, а 60% и вовсе ни разу не востребовано (”забыто”).

Поиск информации даже в хорошо организованном бумажном архиве занимает до десяти дней, причем каждый десятый запрашиваемый документ так и не находится. Как следствие, наиболее ценные материалы просто не выдаются на руки во избежание их утери, стоимость хранения информации растет, а эффективность архива в целом падает.

Ну что ж, допустим, на предприятии наконец принято решение о создании электронного архива, а группе собственных специалистов поручено “узнать, как это делается”. Прежде всего им придется решить, кому следует поручить создание электронного архива.

Поскольку технической его основой является компьютерное оборудование, в 90% случаев выполнением подобных проектов занимаются сотрудники ИТ-подразделений. Нередко они действуют исходя из собственных представлений об организации электронного архива и не очень задумываются, что среди будущих его пользователей могут оказаться сотрудники администрации, секретариата, делопроизводители, управляющие делами, службы управления качеством, архивисты и многие другие.

Все они предъявляют к электронному архиву специфические требования, и договориться о том, каким же должен быть “идеальный” электронный архив, весьма и весьма сложно.

Конечно, можно потратить несколько десятков человеко-дней на анализ рынка, сравнить параметры оборудования (еще не зная задачи!), обзвонить какие-то фирмы, посетить ряд презентаций, получить множество прайс-листов. Короче, вы должны стать квалифицированным специалистом по созданию и сопровождению электронных архивов. Это хороший путь, но долгий, тяжелый и не всегда продуктивный.

Есть ли альтернатива подобному самообразованию? Хотя обычно обучение персонала заказчика начинается после внедрения системы, эффективнее приступать к нему еще до того момента, когда сотрудники подходят к выбору решения. Ведь при традиционном подходе самые важные вопросы заказчик начинает задавать именно тогда, когда дело уже сделано. Ваша система может то-то и то-то? А как все защищено? Учтены ли стандарты? Возможна ли доработка своими силами? Чтобы избежать подобной ситуации, мы предлагаем сначала обучить специалистов предприятия, затем сформировать команду из представителей различных подразделений, потом выбрать поставщика и сформулировать свои требования и только после этого реализовать проект создания корпоративного электронного архива.

Примером такой программы обучения может служить базовый 40-часовой курс, читаемый в учебном центре корпорации “Электронный Архив”.

В нем наряду с введением в предметную область рассказывается о законодательстве, регулирующем ведение электронных архивов, о месте такого архива в бизнес-процессах, о применяемых технологиях и архитектурных решениях, о методах работы с ним конечных пользователей и т. д.

Такой курс полезен еще и потому, что электронные архивы – область сравнительно новая и разные специалисты имеют собственное представление о них. Сюда относятся и промышленное сканирование документов, и ретроспективная конверсия (массовый перевод бумажных документов в электронную форму), и создание информационных ресурсов организации, и управление хранилищами данных и документов, и эксплуатация промышленных сканеров, и создание виртуальных музеев и экспозиций, и многое, многое другое.

Объединяет все перечисленное дисциплина, лежащая на стыке информационных технологий, архивного дела, документооборота и управления бизнес-процессами, которую и принято называть “Управление электронными архивами” (в международной терминологии – Electronic Records Management, ERM).

В течение 2003 — 2004 годов подобные курсы прослушали специалисты ряда предприятий. Из общения с ними становится ясно, что некоторые вопросы требуют более детального изучения. В 2004-м разработан ряд новых учебных курсов по технологиям промышленного сканирования и массового перевода документов в электронную форму, по построению центров обработки документов и т. д.

Логика проста: обученные специалисты клиента могут стать квалифицированными, грамотными заказчиками. Овладев знаниями по ряду технологий, они будут способны более осознанно подходить к выбору поставщика оборудования, ПО и услуг, а также выполнять часть работ самостоятельно.

С автором можно связаться по адресу: asnegirev@elar.ru.