Все новости от 8 октября 2003 г.

Для тех, кто метит в мастера. По закупкам

Для современной торговой компании управление материальными потоками значит то же, что для действующей армии перемещение войск. Кстати говоря, сам термин "логистика" впервые упоминался именно в этом, милитаристском, значении. Однако и в мирном контексте логистика не потеряла своей актуальности.

Наличие товарного запаса на складе позволяет избежать потерь из-за товарного дефицита (недополученная прибыль, штрафные санкции, потеря доверия клиентов) и сэкономить на транспортировке благодаря возможности заказывать у поставщиков крупные партии товара.

Избыточные же складские остатки, напротив, влекут дополнительные расходы. До 80% этих расходов относится к потерям, обусловленным необорачиваемостью капитала, так как вложенные в складские остатки оборотные средства лежат мертвым грузом, а не работают.

Если излишек товаров на складе составляет сумму 100 тыс. долл., значит, эти деньги не были вложены во что-то более прибыльное, пусть хотя бы и в банк под 10% годовых. При этом недополученная прибыль составила 10 тыс. долл.

Еще хуже, если эти "мертвые" товары были куплены на заемные средства. По оценкам западных экспертов, именно такие потери составляют 80% от общих потерь из-за неоптимального складского запаса.

Еще порядка 14% потерь связано с рисками (порча, утрата и пр.). Около 4% затрат приходится на хранение и обслуживание складских запасов.

Неэффективное управление закупками и складскими запасами неизбежно влечет за собой финансовые потери, съедает прибыль предприятия.

А потенциальные клиенты в качестве трофеев достаются более удачливым конкурентам. Доля расходов на логистику неуклонно растет во всех отраслях экономики. Особенно это касается оптовой торговли и крупных розничных сетей, которые переживают сейчас в России период бурного роста.

В силу всего вышесказанного руководителям торговых компаний следует переложить решение этого актуального вопроса в папку с пометкой "срочно".

В поисках "золотой середины"

Но как найти "золотую середину" товарных запасов, оптимизировать расходы на хранение и транспортировку? В идеальном случае управление складом представляло бы идиллическую картину: продали запланированное количество товара, заказали новую партию, которую доставили точно в срок без задержек, -- и расходы на хранение минимальны, и необходимый товар всегда в наличии.

В реальной жизни поставщики подводят, спрос на товары часто носит сезонный или спонтанный характер, общая ситуация на рынке меняется, и, значит, приходится оперировать множеством показателей. Основные из них приведены на схеме.

Определяется максимальный запас товара на складе (Maximum Stock), вычисляется страховой запас (Safety Stock) на случай нерасторопности поставщиков и скачков спроса. Следовательно, этот показатель требует периодического пересчета с учетом статистики продаж и поставок.

Период ожидания поставки (Lead Time) зависит не только от поставщиков, но и от различных форс-мажорных обстоятельств. Время поставки очередной партии товара может меняться раз от раза, и это мы также должны учитывать в своих расчетах, например, при вычислении точки дозаказа (Order Point) -- момента, когда стараниями отдела продаж запас товара на складе достигнет некой критической точки, за которой последует закупка новой партии.

Изменение рыночной ситуации отражается на значении тренда (рост или падение спроса), что, в свою очередь, влияет на все остальные величины.

Если детально рассматривать спрос на каждый вид товара, то ситуация резко усложняется. Есть группы товаров с "традиционным", относительно ровным во времени спросом (к примеру, хлеб).

На многие товары спрос имеет сезонный характер (скажем, рождественские елки или купальники), есть товары со случайным, плохо предсказуемым спросом (такие, как самолеты).

Очевидно, что для каждой товарной группы расчет всех перечисленных выше показателей будет различаться. И здесь уже не обойтись без математического моделирования на основе статистических данных. (Примечательно, что термин "логистика" еще имеет значение "математическая логика", которое ввел знаменитый немецкий математик Лейбниц.)

Математические выкладки и описание методик расчета выходят за рамки данной статьи, поэтому здесь рассматриваться не будут. Но в целом понятно: для прогнозирования спроса, расчета плана продаж и всех остальных показателей нам понадобится мощный математический аппарат и "тяжелая артиллерия" в виде специализированного логистического решения.

Инструмент "с головой"

Определимся сразу: в качестве инструмента для управления закупками не может выступать учетная программа. Для этих целей необходима интегрированная система управления предприятием. Например, в системе Microsoft Business Solutions--Navision есть "интеллектуальная" составляющая, "заточенная" под специфику торговых компаний.

Это решение носит название Usage Based Procurement, а в локализованной версии -- модуль "Управление закупками". Разработчиком продукта является американская компания Lanham & Associates.

"Управление закупками" берет статистику из системы MBS--Navision, при необходимости данные за предыдущие периоды загружаются отдельно. Первоначально производится анализ статистики и генерируются комментарии по критическим точкам (всплески продаж, дефицит на складе и т. п.).

Затем все товары автоматически делятся на группы по видам спроса. Решение умеет рассчитывать размер страхового запаса, определять точку дозаказа, корректировать Lead Time.

На основе статистики определяется тренд, при этом остается возможность ручной корректировки (к примеру, в результате изменения законодательства).

"Управление закупками" позволяет наглядно представить любой вычисляемый показатель в виде формул и связанных с ним объектов. В нем реализован механизм ранжирования денежных потоков на основе стоимостной оценки движения товаров по складу.

Это помогает расставить правильные приоритеты при управлении закупками и сконцентрироваться на товарных группах, которые несут на себе максимальные затраты.

В основу данной методики легло правило Парето, согласно которому применительно к складу 20% товаров дают 80% оборота.

"Интеллектуальная" начинка может в расчетах использовать экономически целесообразный размер заказа (Economic Order Quantity). Для его определения учитываются затраты на закупку и затраты на хранение товаров. Решением является выбор точки с наименьшими суммарными затратами.

"Управление закупками" умеет самостоятельно формировать оптимальный заказ исходя из указанного объема, веса или суммы заказа.

К примеру, вы указываете объем фургона, а система решит, какие товары и в каком количестве лучше заказать, и подготовит соответствующее предложение.

Модуль поможет составить прогноз продаж на основе статистики за предыдущие периоды и с учетом сезонных колебаний и трендов.

Такой мощный инструмент, как "Управление закупками", может и должен сокращать издержки и помогать зарабатывать за счет эффективного планирования и управления.

Основной же эффект работы этого логистического решения -- в тесной интеграции со складскими, бухгалтерскими, финансовыми, производственными и другими модулями системы MBS--Navision. В сочетании они дают возможность оперативно оценивать и управлять компанией в целом.

К автору, эксперту компании IT-Vision, можно обратиться по адресу: am@itvision.ru