Все новости от 24 января 2000 г.

Путеводитель по Outlook 2000

Введение
Outlook 2000 — последний рейд Microsoft на рынок менеджеров персональной информации (Personal Information Manager, PIM). Этот продукт управляет электронной почтой, расписаниями, адресными книгами, графиками заданий и даже отдельными памятками. Для тех, кто не доволен своим теперешним PIM или до сих пор обклеивает монитор бумажками, выход Outlook 2000 — хороший повод начать новую жизнь.

Outlook 2000 прилагается ко всем версиям Office 2000, но работа с ним требует знания множества мелочей, чтобы меньше чертыхаться. Наше руководство по Outlook 2000 освобождает продукт от лакировочного блеска и выявляет его истинную поверхность. Прежде всего дадим несколько полезных советов по установке и настройке, а затем приведем рекомендации настоящих специалистов по Outlook — создателей продукта из Microsoft!

Реальные требования к системе
Microsoft утверждает, что Outlook 2000 будет работать на компьютере Pentium с памятью 24 Мбайт. Конечно, будет — но невыносимо медленно. Тем, кто регулярно пользуется Outlook 2000, потребуется более быстрая машина. Вот ее характеристики:

Требования к аппаратуре

• Pentium II
  
• 32 Мбайт памяти под Windows 95/98 — предпочтительно 64 Мбайт и больше
  
• 64 Мбайт памяти под Windows NT 4 – предпочтительно 96 Мбайт и больше
  
• Не менее 500 Мбайт свободного пространства на диске

• Windows 95, 98, NT 4 или Windows 2000.
  
• Пользователи Windows NT 4, прежде чем устанавливать Outlook 2000, должны инсталлировать Service Pack 3.

Как при любой крупной инсталляции, в данном случае настоятельно рекомендуется сделать полную резервную копию своей системы — производители ПО не предупреждают об этом, но специалист, прежде чем устанавливать новое ПО, обязательно выполнит эту операцию.

Две версии Outlook
Установив Outlook 2000, определите, какая у вас версия программы. Существует два внешне похожих, но совершенно разных способа работы с электронной почтой. Если не различать их, то получить помощь, когда в ней возникнет необходимость, будет гораздо труднее. Эта разница иногда помогает объяснить, почему в вашей версии Outlook 2000 не работает та или иная функция.

• Internet Mail Only — Интернет-почта с функциями менеджера персональной информации: диалог загрузки сообщений, службы IMAP, функция отправки сообщений через определенный счет; в адресе можно пометить, что формат сообщений должен быть текстовым, или ввести эту информацию в ответ.

• Corporate or Workgroup — PIM с поддержкой широкого набора почтовых систем: Exchange Server, Microsoft Mail, cc:Mail, интернет-почта, MSN старого типа, Compuserve и любая другая служба на основе MAPI. Именно так работал с почтой Outlook 97. Среди дополнительных функций доступ к персональной адресной книге и Remote Mail.

Расширения Outlook 2000
Установив Outlook 2000, примите ряд дополнительных мер для обеспечения безопасности и ускорения работы.

Предупреждение об электронных сообщениях с вложениями

Microsoft выпустила дополнение E-mail Attachment Security Update, которое предупреждает о потенциально опасных вложениях при попытке открыть их.

128-битное шифрование

Проверка электронной почты HTML

Однако все не так просто. Некоторые системы электронной почты портят HTML-сообщения, так что получателю приходит простой текст с непонятным вложением. Это не ошибка Outlook или отправителя — проблема возникает во время пересылки письма. Наиболее вероятный источник подобных проблем — система электронной почты вашей организации. Она может быть не вполне совместима с сообщениями HTML-формата.

Существует простой способ проверить электронную почту на HTML-совместимость. Отправьте пустое сообщение на адрес HTML@wopr.com. Эта бесплатная служба автоматически ответит вам в формате HTML. Если в нем присутствуют изображения и цвет, все в порядке. В противном случае нужно выявить причину проблемы.

Почтовые бланки

Вот несколько предупреждений относительно использования бланков электронной почты:

• Чтобы адресат смог увидеть ваше сообщение во всем его отформатированном блеске, он должен иметь HTML-совместимую программу электронной почты. Большинство современных программ поддерживает HTML, но иногда сообщение может быть испорчено при пересылке. В этом случае повторите его в формате plain text.

• Будьте осторожны! Некоторые красивые бланки содержат сложные изображения, звуковые файлы и элементы Dynamic HTML. Они могут вызвать проблемы при воспроизведении и даже сбой компьютера у получателя. Этого можно избежать, выбирая менее сложные бланки.

• Отвечая на письма с цветным фоном, убедитесь, что текст на этом фоне читается. Черный текст на темном фоне может оказаться невидимым. В этом случае измените цвет текста или удалите фон.

Магазины почтовых бланков

Grandma's Sample Stationery Pack
Cloudeight Stationery - Horizons Collection Forest Floor
Baxter
Column Twill
Dark River
My Kitchen
Wallpaper

Дополнительные библиотеки почтовых бланков есть и на веб-сайте Microsoft (чтобы загрузить их, необходимо бесплатно зарегистрироваться).

Что сохранять на случай аварии
Для того чтобы выборочно сохранить основные файлы Outlook 2000, нужно найти единственный большой файл, в котором содержится вся почта, календарь, адреса и т.д. В большинстве случаев это файл с расширением PST, но у корпоративных пользователей Microsoft Exchange Server он может иметь расширение OST. Имя и место расположения зависят от конкретной конфигурации. Копировать или сохранять файлы можно только тогда, когда Outlook 2000 не используется.

Тематические сводки новостей хранятся отдельно от другой информации Outlook. Фактически та часть Outlook, которая читает новости, представляет собой отдельную программу, относящуюся к Outlook Express! Чтобы найти место расположения новостных файлов, откройте программу чтения новостей и выберите Tools | Options | Maintenance, а затем кликните на Store Folder. Это приведет к отображению пути к нужной папке.

Автоматическое архивирование

Оптимальная конфигурация
По умолчанию конфигурация Outlook 2000 не рассчитана именно на вас. Как и во всех продуктах Microsoft, «коробочные» параметры настройки нацелены на то, чтобы как можно шире продемонстрировать все возможности этих продуктов, и служат маркетинговым целям. Вот несколько рекомендаций по изменению настроек: они облегчат вам работу.

Удаление Outlook Bar

• Чтобы включить схему папок, войдите в меню View и выберите Folder List.

• Чтобы удалить Outlook Bar, снова войдите в меню View и отмените опцию Outlook Bar.

Удаление меню Favorites

Чтобы удалить меню Favorites, выберите Tools | Customize. При открытом меню Customize кликните на меню Favorites и отбуксируйте его прочь из панели инструментов (при этом рядом с курсором мыши появится черный крестик).

Использование Word для написания писем

• Чтобы перейти к использованию Word в качестве редактора сообщений, выберите Tools | Options | Mail Format и кликните на Use Microsoft Word to edit e-mail messages.

• Или же можно выбрать альтернативный редактор из меню Actions, New Mail Message Using.

Рекомендации разработчиков Outlook 2000
Кто может знать Outlook 2000 лучше, чем его разработчики! Сотрудники Microsoft целый год трудились над этой программой и большую часть этого времени сами ежедневно работали с ее опытными версиями. Что же они рекомендуют?

Поиск адресов на карте

«Мне нравится способ поиска адресов по карте на веб-странице Microsoft Expedia. Кликните на значке Expedia или выберите из меню Actions.Display Map of Address. В IE откроется карта с нужным адресом. Вам больше не придется расспрашивать, как добраться до нужного места — все необходимое сделают Outlook Contacts и Expedia!»
— Фрэнк, программ-менеджер

Значок Expedia / Map — это желтый ромбик со стрелкой. Предполагается, что он напоминает дорожный знак. В адресе должны быть правильно указаны улица, город, штат и страна. Если карта не появляется, кликните на кнопке Address в окне контактов и убедитесь, что поля адреса заполнены правильно.

Чтобы появилась карта Expedia, нужна действующая связь с Интернетом. Карта открывается в браузере. Нужный адрес отмечен красной точкой. На веб-странице Expedia есть кнопки Zoom и Move, позволяющие увеличивать и перемещать карту в окне.

Чтобы распечатать карту в Internet Explorer, выберите File | Print и убедитесь в том, что в меню Print выбрана опция As laid out on screen. Чтобы сохранить карту на диске, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Save Picture As.

Outlook Today

Outlook Today — это страница, на которой отображается вся ваша жизнь в интерпретации Outlook 2000. Эта страница открывается автоматически при запуске Outlook. К ней можно обратиться в любое время, выбрав Outlook Today на панели Outlook Bar или Folder View.

Outlook Today открывает прямой доступ и к другим разделам Outlook, но, чтобы убедиться в этом, нужно провести курсором мыши по соответствующим разделам. Если стрелка превращается в ладошку, то, кликнув в этом месте, можно что-нибудь открыть. Например, кликнув на часах или листке календаря, вы попадете в расписание на сегодняшний день. А если кликнуть на Inbox (рядом отображается число непрочитанных писем) или Mail, откроется почтовый ящик. Отметка в поле Task завершает позицию расписания, а кликнув на самой надписи Task, вы ее откроете.

Кнопка Options вверху позволяет выбрать число дней, отображаемых в календаре. Попробуйте выбрать «7», чтобы всегда видеть перед собой следующую неделю. Можно изменить представление расписания (обычный список задач или только задачи на сегодня) или отключить Outlook Today в качестве первой страницы Outlook по умолчанию.

Напоминания

Любой контакт в Outlook 2000 можно пометить флагом — предупреждением, которое работает как обычное напоминание или настраивается на определенную дату и время. Кликните правой кнопкой мыши на любой записи и выберите Flag for Follow Up; затем можно установить дату напоминания.

В зависимости от выбранного представления соответствующие записи помечаются красными флажками. Если установлена дата, то в нужное время появляется диалоговое окно. Пометки могут быть следующих типов: Follow Up (продолжить переговоры), Call (позвонить), Arrange Meeting (назначить встречу), Send E-mail (отправить электронное письмо) и Send Letter (отправить обычное письмо). Они отличаются только словами, появляющимися в диалоговом окне. В поле Flag To можно вводить свой собственный текст.

Чтобы по окончании действия удалить флаг, кликните правой кнопкой на записи и снова выберите Flag for Follow Up. Теперь отметьте поле Completed, и красный флаг сменится серым. Это означает, что задача выполнена. Clear Flag совсем удаляет флаг.

Не теряйте нить

Нить e-mail-переписки — это набор сообщений с одной и той же фразой в строке subject. В Outlook 2000 для выбора всех таких сообщений можно пользоваться развитым механизмом поиска. Это очень удобно, когда нужно восстановить ход переписки, которая могла длиться месяцами.

Входящие сообщения, которые вы кому-то переадресовывали или на которые отвечали, помечаются соответствующим образом (обратите внимание на изменение значков сообщений). Когда вы открываете такое сообщение, панель infobar вверху напоминает, когда был отправлен ответ или копия. Если кликнуть на ней, начинается поиск в папках Inbox и Sent Items всех сообщений на ту же тему. Префиксы RE: и FW: игнорируются. При большом количестве сообщений в почтовых папках поиск может занять весьма заметное время. Если вы помните, когда начались переговоры, нажмите на кнопку Stop, когда будут обнаружены все нужные сообщения.

Разберитесь со своими приятелями

«Мне нравится инструмент Organize. Всякий раз, когда я начинаю получать от кого-то много писем, с его помощью я за два шага создаю правило, по которому вся новая почта направляется в отдельную папку. Очень удобно, что если выбрано одно из таких сообщений, то оно служит источником информации для автоматического заполнения полей — Organize уже знает, что я хочу создать правило для переноса писем от Джона Смита. Достаточно выбрать папку, кликнуть на кнопке Create — и готово!».
— Тони, разработчик

Выберите сообщение от этого человека так, чтобы соответствующая строка была выделена. Теперь нажмите кнопку Organize на панели инструментов или выберите Tools | Organize. Форма заполняется на базе выделенного сообщения. Если создать правило (Create a rule), то все новые сообщения от этого корреспондента будут автоматически поступать в особую папку. Выберите эту папку из падающего списка или создайте новую.

Уборка мусора

«Мне нравятся фильтры Junk Mail, которые отлавливают почти все приходящие в мой адрес незатребованные письма. Но главное, что эти фильтры можно дополнять. Я получаю тонны сообщений, которые действительно заказывал, но потом они становятся не нужны: информация об обновлениях веб-сайтов, потерявшие актуальность почтовые рассылки и т.п. Теперь об этом можно не беспокоиться. Для меня не проблема, как от всего этого отписаться. Я просто кликаю правой кнопкой на сообщении и добавляю адрес отправителя в фильтр Junk Mail. Все последующие сообщения, пришедшие от него, будут окрашены серым цветом».
— Гай, ведущий программ-менеджер.

Выделите ненужное сообщение, кликните на кнопке Organize, а затем выберите Junk E-mail. Можно отдельно отфильтровывать ненужную почту и сообщения, относящиеся к категории «только для взрослых» (Adult Content).

Ненужные сообщения можно помечать другим цветом, оставлять их в папке Inbox или перемещать в другую папку. Если требуется, Outlook 2000 сам создаст папку Junk E-mail. Чтобы активизировать фильтр, нажмите на кнопку Turn On.

Outlook 2000 поставляется с набором готовых правил обнаружения мусора и сообщений для взрослых. Эти правила можно пополнять, кликая правой кнопкой мыши на любом сообщении и выбирая Junk E-mail. После этого добавьте имя отправителя в список правил Junk или Adult.

Внимание! Фильтр ненужных сообщений несовершенен и может отсеивать отдельные письма, не относящиеся к этой категории. Не пользуйтесь данной функцией для удаления сообщений. Собирайте их в специальную папку, а затем просматривайте перед тем, как удалить.

Outlook в разных окнах

Любая папка или представление Outlook могут быть открыты в отдельном окне. Это позволяет легко переносить внимание с почты на календарь, список предстоящих дел или любую другую папку. Каждое окно обозначено своей собственной кнопкой на панели задач Windows.

Кликните правой кнопкой мыши на папке или объекте Outlook Bar и выберите Open in New Window. Откроется новое окно. В нем можно перейти на любую другую папку или представление, не меняя содержимого первоначального окна. Можно даже открыть одну и ту же папку в двух окнах, чтобы получить разные представления одной и той же информации.

Создав несколько представлений Outlook, вы, возможно, захотите, чтобы они автоматически восстанавливались при перезапуске программы. Для этого нужно закрыть Outlook, пользуясь опцией File | Exit | Logoff. Любой другой способ выхода из программы приведет к потере информации об окнах.

Синхронизация почты

Это совет тем, у кого в компании для управления внутренней электронной почтой применяется Microsoft Exchange Server. Обычно почтовый ящик и другие папки хранятся на сетевом сервере, но можно создать их локальные копии, с которыми можно работать, когда сервер выключен или когда нужно ускорить работу, если сеть слишком медленная.

Офлайновое хранилище (файл OST) можно создать, выбрав Tools | Services | Exchange Server | Advanced | Offline Folder File Settings. По умолчанию он находится в папке Windows и называется outlook.ost, но обычно его переносят в папку My Documents и переименовывают (например, c:\My Documents\Archie Roach.ost ).

Outlook 2000 автоматически синхронизирует сетевой почтовый ящик с локальным. Новые сообщения копируются в тот и в другой. В отличие от прежних версий почтовых клиентов Microsoft, Outlook 2000 делает это в фоновом режиме, позволяя продолжать работу. При этом в правом нижнем углу экрана присутствует соответствующий индикатор. Чтобы задать частоту синхронизации, обращайтесь к опции Tools | Options | Mail Services.

Цитатник

«У меня есть папка Notes с именем Quotes; я собираю в ней цитаты дня/недели. Я просто буксирую туда понравившиеся мне выражения и сортирую их по дате, так что последние оказываются в начале. Затем время от времени я меняю цитату в своей автоподписи. Можно даже иметь несколько подписей с разными цитатами».
— Брэд, разработчик

Outlook поставляется с одной основной папкой Notes. Для особых целей, таких как хранение цитат, рецептов и т.п., можно создавать новые. Выберите место на схеме папок или в Outlook Bar, затем выберите Outlook Today, если папка должна находиться на том же уровне, что и Inbox. Кликните правой кнопкой мыши и выберите New Folder. Введите имя новой папки и выберите тип записей, которые будут в ней храниться.

Например, почти в любом месте Windows достаточно просто выделить фрагмент текста и отбуксировать эту цитату в папку Quotes — новая запись с этим текстом будет создана автоматически.

Прочесть, не вскрывая

Outlook 2000 снабжен полностью интегрированной панелью Preview, которая позволяет читать сообщения, не открывая их. Многие даже перестают открывать сообщения полностью, оценив быстроту и мощность панели Preview. Длинные сообщения могут появляться в окне Preview через несколько секунд, но затем текст прокручивается клавишей пробела. Параметры окна можно изменить, кликнув правой кнопкой мыши на сером поле над панелью.

Опция Header Information позволяет видеть содержимое полей To:, From:, CC: и Subject каждого сообщения. Если есть вложение, его можно открыть, кликнув на значке желтой скрепки справа. Другие опции позволяют автоматически помечать сообщение как прочитанное, если оно присутствует на панели Preview в течение определенного времени или если вы переходите к другому сообщению. Можно также изменить шрифт, используемый для отображения неотформатированных сообщений. Сообщения в форматах HTML и Rich Text отображаются в точности так, какими их сделал отправитель.

Как извлечь вложения

«Кликнув правой кнопкой на сообщении, можно открывать вложения»
— Дэвид, испытатель

Сообщения с вложенными файлами помечены значком скрепки рядом с именем отправителя в главном окне Inbox. Открывать и сохранять эти вложения можно разными способами:

• Кликнув правой кнопкой мыши на строке сообщения, выберите View Attachments; появится меню со списком файлов, вложенных в сообщение. Выберите нужный файл.

• Выберите File | Save Attachments. Это можно сделать также через меню открытого сообщения.

• Если вы используете панель Preview с заголовком, кликните на желтую скрепку справа.

Не забудьте проверить на вирусы все входящие сообщения, независимо от источника.

Преобразования сообщений в задания или напоминания

«Мне нравится возможность принять сообщение по почте и перенести его в календарь, превратив в запись расписания, или перенести в папку предстоящих дел, превратив в задание. Я постоянно пользуюсь этим. Я узнал об этом только тогда, когда пришел в команду разработчиков Outlook, хотя до этого уже несколько месяцев пользовался Outlook 97».
— Без подписи

Получив сообщение с приглашением, отбуксируйте его на значок календаря. Будет создано новое назначение с текстом сообщения в качестве примечания, а содержимое поля Subject скопируется в соответствующее поле назначения. Осталось лишь заполнить поля даты и времени и сохранить новую запись.

Аналогично буксировка сообщения на значок Task приводит к созданию нового задания. В обратную сторону это тоже работает. Отбуксируйте назначение, задание или записку в папку Inbox, и будет создано новое сообщение с заполненным полем Subject и текстом.

Обсуждение и комментарии

	Евгений - evgeneichat.ru 31 Mar 2000 5:02 PM
Очень часто невозможно прочитать почту. Не никакой возможности перекодировать почту, 3 кирелических кодировки это просто смешно.
	ДДА - ddaapexmail.com 9 Apr 2000 10:33 AM
Статья из серии положим из пустого в порожнее, получим статью на ЗДНЕТе.
	Igor - slugemail.ru 13 Apr 2001 12:08 PM
Хорошая статья, быает полезно разобратся со всеми этими офисными пакетами