Все новости от 13 марта 2006 г.

Введение

Непревзойденная глубина функциональности — одно из главных достоинств и в то же время основной недостаток офисного комплекса Microsoft Office.

С помощью Office можно упростить и автоматизировать практически любое задание по подготовке и редактированию документов, но порой сделать это настолько трудно, что в таких попытках больше вреда, чем пользы. Например, у пользователя есть все основания для раздражения, когда Word преобразует строку тире в горизонтальную линию, которую не удается удалить, а Excel упорно форматирует набор чисел как дату. Не менее досадно обнаружить, что вы потратили массу усилий на какие-то операции, тогда как есть более простой метод, но он глубоко «зарыт» среди множества функций Office, или в документации Microsoft попросту нет четких описаний команд быстрого вызова и функций, которые экономят наше время.

Можно написать десяток толстых книг о досадных упущениях и «секретных» функциях Office. Для данного обзора мы отобрали некоторые из наиболее известных проблем и полезных приемов, которые обнаружили за годы интенсивной работы с комплексом.

Эти рекомендации были составлены для Office 2003, но большинство из них применимы и к более поздним версиям комплекса. Начнем с нескольких общих советов.

Инсталлируйте все компоненты. Чем опытнее пользователь, тем чаще у него появляется желание выбирать среди возможных вариантов инсталляции Office. Не делайте этого. Просто запустите полную инсталляцию. Отключая компоненты, которые кажутся ненужными, в дальнейшем вы рискуете обнаружить, что некоторые функции перечислены в меню, но не работают. Например, если при инсталляции Office пользователь решил, что не нуждается в функции рукописного ввода Handwriting (она скрыта глубоко в списке Options — Параметры), то пункт Felt Tip Pen в меню PowerPoint не закрашивается серым цветом, тем не менее данная функция не действует.

Сделайте резервную копию своих параметров. В каждой программе уделите некоторое время диалоговым окнам Options (Параметры), Customize (Настройка) и AutoCorrect (Автозамена), которые находятся в меню Tools (Сервис) любой из них. То же самое следует сделать с File | Page Setup (Файл | Параметры страницы). После того как параметры будут настроены в соответствии с предпочтениями пользователя, можно перейти в меню Start | All Programs (Пуск | Программы), отыскать пункт Microsoft Office | Microsoft Office Tools и запустить «мастера» Save My Settings Wizard. Дважды щелкните на кнопке Next, и «мастер» подготовит файл Settings, который нужно сохранить. Укажите каталог, в котором вы без труда сможете отыскать файл в будущем; сохраните копию в надежном месте и пошлите копии по электронной почте самому себе и коллеге. Если вам потребуется инсталлировать Office в ноутбуке или другой машине, вновь запустите «мастера», чтобы загрузить параметры из сохраненного файла.

Добавление избранных каталогов к My Places. В диалоговых окнах File | Open (Файл | Открыть) и File | Save (Файл | Сохранить) представлены специальные функции, которые нелегко найти в других компонентах Windows. Лучшая из них — My Places (Избранное). Откройте диалоговое окно File | Open и перейдите к папке, в которой вы часто открываете и сохраняете файлы; щелкните на пункте меню Tools | Add to «My Places» (Сервис | Добавить в папку «Избранное»). Пиктограмма папки появляется в левой панели. Щелкните на ней правой клавишей мыши, чтобы дать ей удобное для вас имя, переместите ее верх или вниз по списку или уменьшите размер пиктограмм, чтобы разместить в панели больше папок.

Дополнительная литература. Мы уже упоминали о нескольких толстых книгах с описанием досадных упущений и скрытых возможностей Office. На наш взгляд, особенно удачны несколько серий книг. Чрезвычайно полезны серия Missing Manuals издательства Pogue Press/O’Reilly (в частности, Excel: The Missing Manual Мэттью Макдональда), серия Hacks издательства O’Reilly (к примеру, Word Hacks Эндрю Савикаса и Excel Hacks Дэвида и Райны Холи) и серия Special Edition Using издательства Que (скажем, Special Edition Using Microsoft Office Excel 2003 Патрика Блаттнера).