Все новости от 13 марта 2006 г.

Проблемы Word

Не стоит менять настройки каждый день. Если Word запускается не в необходимом вам режиме просмотра документа, то можно добиться этого с помощью макрокоманды, которая запускается автоматически при открытии или создании документа.
Щелкните на Tools | Macros | Record new macro... (Сервис | Макрос | Начать запись) и дайте макрокоманде имя AutoOpen; убедитесь, что в поле Store In (Доступен для) указан Normal.dot. Игнорируйте возможность назначить макрокоманде комбинации клавиш или меню, так как AutoOpen запускается автоматически при открытии файла.
При активной функции записи макрокоманды установите все нужные параметры просмотра, в том числе на вкладках Tools | Options | View (Сервис | Параметры | Вид) и General (Общие). Остановите запись. После этого с помощью Tools | Macro | Visual Basic Editor (Сервис | Макрос | Редактор Visual Basic) следует скопировать всю макрокоманду AutoOpen, вставить ее справа в верхней части окна исходного текста и переименовать скопированный вариант в AutoNew, чтобы он запускался при создании нового документа.

Глубокая настройка. Изобретательные пользователи умеют изменять шаблон Normal.dot программы Word для настройки новых документов. Многие изменения можно сделать постоянными с помощью кнопок Default (По умолчанию) или Add to Template (Добавить в шаблон), которые есть в большинстве диалоговых окон, но иногда пользователи предпочитают напрямую редактировать Normal.dot. Чтобы найти его, следует заглянуть в C:\Documents and Settings\yourusername\Application Data\Microsoft\Templates. Иногда его удобно добавить в меню Work (см. ниже) для быстрого доступа в будущем.

Избегайте лишних вызовов макрокоманд. Если макрокоманды сохранены в документах или шаблонах, то стоит исключить необходимость подтверждения запуска макрокоманд при каждом открывании одного из этих документов. Чтобы такие запросы не выводились, следует подготовить цифровую подпись, благодаря которой Word будет доверять вашим макрокомандам.
Введите строку C:\Program Files\Microsoft Office\Office11 (Office10 для обладателей Office XP; внесите соответствующие изменения в эту строку, если Office инсталлирован на другом диске или в иной папке) в окне Run... (Выполнить) меню Start. Прокрутите список вниз до Selfcert или Selfcert.exe (в зависимости от способа показа расширений файлов в Explorer вашего компьютера) и дважды щелкните мышью на этом пункте. Следуйте приглашениям и введите свое имя в ответ на запрос об имени сертификата. Затем откройте в Word документ, в котором используются макрокоманды. Запустите редактор Tools | Macros | Visual Basic Editor и в панели Project (Проект) в левом верхнем углу выделите имя документа; выберите пункт Tools | Digital Signature (Сервис | Цифровая подпись), щелкните на кнопке Choose... (Выбрать) и выберите только что подготовленный сертификат. После этого следует закрыть и заново открыть документ; если на экране появляется диалоговое окно Security Warning, то выберите пункт Always Trust Macros From This Source и щелкните на кнопке Enable Macros. Данную процедуру следует повторить для любого другого документа или шаблона со встроенными макрокомандами.
Заметим, что подготовленный вами сертификат будет «доверенным» только на вашей собственной машине; при пересылке сертификата в любой другой компьютер пункт Always Trust Macros From This Source будет затенен серым цветом.

Возврат назад. Если после ошибочного нажатия на клавишу редактируемый текст исчезает из виду, то используйте комбинацию клавиш Shift-F5 для возврата к месту последней правки, а затем повторно нажмите на эти клавиши для возврата еще на три или четыре шага. (Точное число, похоже, предугадать невозможно.) Обратите внимание, что Word вернется к другому документу, если последняя правка была сделана в нем.

Машина времени Word. Если нужно вернуться к предшествующему варианту предложения, отредактированного до неузнаваемости, то повторно нажимайте клавиши для отмены, Ctrl-Z, до тех пор, пока не появится старый вариант нужного вам измененного текста. Выделите его и скопируйте в Буфер обмена, а затем, удерживая нажатой клавишу Ctrl, нажимайте на клавишу Y до тех пор, пока документ не вернется к текущей версии (Ctrl-Y — сочетание клавиш для возврата в состояние, предшествующее операции отмены). Вставьте восстановленный текст в любое нужное место документа.

Список часто используемых документов в меню Work. Досадно, если недавно использованный документ отсутствует в меню File (Файл). В этом меню может быть перечислено до девяти недавно использованных файлов (по умолчанию четыре, но этот список можно расширить на вкладке General (Общие) меню Tools | Options (Сервис | Параметры), однако нет гарантии, что в нем присутствует часто используемый вами файл. Добавьте полупостоянное меню Work к верхней строке из диалогового окна Tools | Customize (Сервис | Настройка); на вкладке Commands (Команды) прокрутите список Categories (Категории) до Built-In Menus (Встроенные меню), а список Commands (Команды) следует прокрутить до пункта Work и перенести его мышью в меню верхней строки. После завершения операции нажмите клавишу OK.
Чтобы добавить текущий документ в меню Work, щелкните на меню, затем выберите пункт Add to Work Menu. Для удаления документа из списка следует нажать клавиши Ctrl-Alt-<-> и щелкнуть на удаляемом элементе.

Вставка текста без форматирования оригинала. При переносе текста из Web-страницы в документ Word зачастую нет смысла сохранять шрифты и форматирование оригинала, особенно если страница содержит рекламу и другие элементы. Можно постараться запомнить и использовать функцию Edit | Paste Special... (Правка | Специальная вставка), а затем выбирать режим Unformatted Text (Неформатированный текст) каждый раз, когда вставляются данные из Web, или назначить специальную комбинацию клавиш для вставки без форматирования. Эту последовательность можно записать в виде макрокоманды, но она будет работать не во всех ситуациях. Лучше добавить в Word следующую макрокоманду, используя Tools | Macro | Visual Basic Editor (Сервис | Макрос | Редактор Visual Basic):

Sub PasteUnformatted()
Selection.PasteSpecial_
dataType:=wdPasteText
End Sub

Затем, используя Tools | Customize | Keyboard... (Сервис | Настройка | Клавиатура), следует прокрутить список Categories (Категории) до Macros (Макросы), выбрать пункт PasteUnformatted из списка Commands (Команды), переместить курсор в поле Press New Shortcut Key (Новое сочетание клавиш), нажать клавиши Shift-Alt-V, затем щелкнуть на кнопках Assign (Назначить) и Close (Закрыть). После этого неформатированный текст можно вставлять в Word нажатием клавиш Shift-Alt-V.

Избавляемся от разбиения на строки во вставленном тексте. Если нужно избавиться от разбиения на строки в тексте, вставленном в Word из сообщения электронной почты или Web-страницы (с использованием символа возврата каретки), то следует выделить импортированный текст, активизировать функцию Edit | Replace... (Правка | Заменить), отменить любые параметры, ввести ^l (знак вставки и L в нижнем регистре) в поле Find what: (Найти:), ввести пробел в поле Replace with: (Заменить:) и щелкнуть на кнопке Replace All (Заменить все). Ответьте No (Нет) на запрос Word о замене в остальной части документа. Можно также избавиться от нескольких идущих подряд пробелов, отыскивая двойные пробелы и заменяя их на один и т. д.
Эти операции можно записать в виде макрокоманды (запускаемой после выделения текста). Записав, следует отредактировать макрокоманду так, чтобы не получать от Word запросов о замене в остальной части документа. Отыщите строку .Wrap = wdFind-Ask и измените последнее слово на wdFindStop.
Данная макрокоманда заменяет Manual Line Breaks (которые Word вставляет при нажатии клавиш Shift-Enter); если в импортированном тексте используется обычное разделение на абзацы, то в макрокоманде вместо ^l нужно применять ^p.

Удаление «упрямых» линий. Функция AutoFormat автоматически заменяет строку дефисов, символов подчеркивания или «тильда» горизонтальной линией. Это может быть полезно, пока не обнаружится, что невозможно удалить линию, добавленную по ошибке. Она не исчезает, так как представляет собой границу, которую Word проводит под абзацем.
В недавних версиях и обновлениях Word есть функция Smart Tag, с помощью которой можно отменить линию границы, но если она не активизирована или вы забыли сделать это, увидев ее пиктограмму на экране, то поместите курсор непосредственно перед линией, выберите пункт Format | Borders and Shading (Формат | Границы и заливка) и щелкните на кнопке None (Отмена).
Чтобы проблема не повторялась в будущем, следует выбрать Tools | AutoCorrect Options (Сервис | Автозамена), перейти к вкладке AutoFormat As You Type (Автоформат при вводе) и сбросить флажок Border Lines (границы) в разделе Apply as you type (Применять при вводе к).

Управление формами и линиями. С помощью функций рисования Word можно строить линии и формы, однако они не всегда заканчиваются там, где нужно пользователю. В зависимости от характера проблемы для поиска решения порой приходится заглядывать не в одно меню. Например, чтобы извлечь картинку, расположенную за текстом, следует активизировать инструментальную панель Drawing (Рисование) с помощью View | Toolbars (Вид | Панели инструментов), щелкнуть на стрелке Select Objects (Выбор объектов) (первая пиктограмма в панели инструментов) и щелкнуть на рисунке, чтобы сделать видимым прямоугольное полотно рисования. Если контрольные точки и другие элементы, окаймляющие собственно рисунок, также видимы, то нужно щелкать вне их до тех пор, пока исчезнут только контрольные точки. Затем полотно можно переместить мышью в любое место или щелкнуть правой клавишей мыши на нем, выбрать пункт Format Drawing Canvas... перейти к вкладке Layout и выбрать параметр, который изменяет связь между объектом и текстом.

Выделение прерывистого текста. Можно выделить несколько несмежных слов, абзацев или любых других блоков текста, чтобы одинаково отформатировать их все. Достаточно нажать клавишу Ctrl и удерживать ее нажатой, выделяя различные части документа. Можно также использовать панель задач Styles and Formatting для выделения всех фрагментов текста, уже имеющих одинаковый формат.