На главную страницу AlgoNet В сотрудничестве с ZDNet
АРХИВ СТАТЕЙ 2006-3-13 на главную / новости от 2006-3-13
AlgoNet.ru
поиск

 

Место для Вашей рекламы!

 

Все новости от 13 марта 2006 г.

Проблемы Excel

Учим Excel не делать поспешных ложных выводов. Иногда Excel форматирует данные совсем не так, как нужно пользователю. Например, код товара 10-11-12 отображается в Excel как дата. А если нужно ввести 012345, то Excel отбрасывает начальный нуль. Чтобы избежать этой проблемы, следует ввести перед числом символ апострофа ('). Однако это не спасет от ошибочного преобразования многих дробей (таких, как 3/16) в даты. Если ввести в ячейку дробь с апострофом перед ней, то она будет отображаться почти верно (у левого, а не правого края ячейки), но при использовании ячейки в формуле результаты будут ошибочными.
Выход в такой ситуации — добавить начальный нуль и пробел, например: 0 3/16. Чтобы восстановить число в исходном виде, можно попытаться нажать клавиши Ctrl-Shift-~ (тильда) для применения общего форматирования, но, вероятнее всего, вам придется повторно ввести все данные ячейки.

Форматирование части ячейки. Нажмите клавишу F2 для редактирования данных ячейки, затем выберите форматируемый фрагмент ячейки и нажмите комбинацию клавиш быстрого форматирования, например Ctrl-B или Ctrl-I, или используйте меню Format | Cells (Формат | Ячейки) для форматирования выделенной части ячейки.

Ввод номеров кредитных карт в Excel. Из-за принятого в Excel способа хранения чисел в ячейки нельзя записать более 15 значащих цифр, а более длинные числа обычно переформатируются или к ним добавляется нуль. Чтобы показать длинную последовательность цифр, как в номере кредитной карты, введите перед ним апостроф.

Использование клавиши Ctrl для работы с несмежными ячейками. Пользователь может вставлять или вводить с клавиатуры одинаковые данные в несколько несмежных ячеек, нажав и удерживая клавишу Ctrl и одновременно выделяя ячейки мышью; нажмите Ctrl-V, чтобы вставить данные из Буфера обмена во все выделенные ячейки, или нажмите Ctrl-Enter после окончания ввода с клавиатуры, чтобы текст был записан во все ячейки. Тот же метод годится и для одинакового форматирования несмежных ячеек.

Выделение несмежных ячеек с помощью клавиатуры. Вам не нравится работать мышью? Для выделения несмежных ячеек нужно перейти к первой из таких ячеек, затем нажать клавишу F8, чтобы активизировать режим Selection (Выделение) (в строке состояния появляется надпись EXT — ВДЛ); если вы хотите начать выделение с выбора лишь одной ячейки, нажмите Shift-F8 для перехода в режим суммирования Add (в строке состояния появляется надпись ADD — ДОБ); если вы хотите начать с выбора не менее чем двух смежных ячеек, следует переместить курсор в последнюю из смежных ячеек, а затем нажать клавиши Shift-F8. Теперь приступайте к выделению несмежных ячеек; нажмите F8 для перехода в режим Selection и повторите описанные выше операции для добавления ячеек. В заключение вставьте одинаковые данные во все ячейки, введите данные с клавиатуры и нажмите Ctrl-Enter или примените форматирование.

Изменение направления перехода для клавиши Enter. При нажатии клавиши Enter в Excel происходит переход к следующей ячейке в нижней строке. Можно ли добиться того, чтобы курсор оставался в той же ячейке? Клавишу Enter можно настроить так, чтобы выполнялся переход в любом другом направлении или его просто не было, открыв диалоговое окно Tools | Options | Edit (Сервис | Параметры | Правка) и изменив параметр направления перехода к другой ячейке после нажатия Enter (Move Selection after Enter).

Перенос строки для разделения текста внутри одной ячейки. Если вы привыкли использовать комбинацию клавиш Shift-Enter для переноса строки в Word, то метод Excel покажется вам необычным. Чтобы перейти на новую строку в ячейке Excel, следует нажать Alt-Enter. (В Excel при нажатии Shift-Enter вместо выделенной ячейки выбирается соседняя, причем направление выбора противоположно установленному для клавиши Enter; см. абзац «Изменение направления перехода для клавиши Enter».)

Определение собственных констант. Используйте команду Insert | Name | Define... (Вставка | Имя | Присвоить), чтобы заменить непонятные ссылки на ячейки легко запоминающимися именами для констант. Например, гораздо проще разобраться в формуле расчета ежегодного начисления процентов, если она представлена в виде =Payment*((1+Rate)^Period-1)/Rate, а не =B3*((1+B1)^B2-1)/B1.
В поле Refers to... данной команды имя по умолчанию используется для указания текущей ячейки, но адрес ячейки можно заменить любым диапазоном, текстом, числом или формулой. Это имя можно использовать в любой другой формуле данного рабочего листа.
Одно из применений этого метода — определить диапазон относительно текущей ячейки, например, сформировать диапазон с именем AllAbove и ввести его в поле Refers to...: =OFFSET(INDIRECT("R1C",),,,ROW()-1). Затем следует определить диапазон с именем S как =SUM(AllAbove). После этого можно просто вводить =S в любую ячейку, чтобы просуммировать все ячейки выше нее.

Начинайте с одним рабочим листом вместо трех. По умолчанию Excel генерирует новые электронные таблицы с тремя листами. С помощью команды Tools | Options | General (Сервис | Параметры | Общие) можно изменить это число на единицу или любое другое и задать число листов в новой рабочей книге (Sheets in New Workbook).

Добавление текста к числу в ячейке. Числовую величину в ячейке можно дополнить пояснительным текстом так, чтобы само число обрабатывалось в формулах, суммах и других операциях обычным образом.
Выделите ячейки, в которые будет введен текст; перейдите к диалоговому окну Format | Cells | Number (Формат | Ячейки | Число); в списке Category выберите пункт Custom; в списке Type выберите пункт General, а в верхнем поле оставьте неизменным слово General и введите (в кавычках) любой текст, который должен отображаться до или после числа. Например: «all» General «widgets» будет выводиться в вашей электронной таблице с числом 42 (или любым другим, введенным вами или полученным из формулы) как all 42 widgets.

Копирование масштабируемых изображений с высоким разрешением из рабочих листов и диаграмм. Если необходимо воспроизвести фрагмент электронной таблицы в презентации или документе, не следует просто копировать и вставлять ячейки, так как целевая программа (PowerPoint, Word или любая другая) может получить неуклюжий «объект» Excel, размеры которого, вероятно, не удастся подогнать к странице.
Вместо этого нужно выделить копируемый фрагмент как изображение (можно даже использовать больше данных, чем видно на экране). Нажмите и удерживайте клавишу Shift, щелкая на Edit (Правка); команда Copy (Копировать) превратится в команду Copy Picture... (Копировать рисунок); выберите ее и используйте режим копирования As shown on screen (Вид как на экране) и Picture Format (Формат векторный).
Изображение, вставленное в документ, будет скопировано как масштабируемый метафайл Windows Metafile. Если вы забыли воспользоваться функцией Copy Picture... и скопировали ячейки в Word или PowerPoint напрямую, то внизу справа на экране появляется пиктограмма SmartTag с вариантами, которые помогут выбрать способ отображения ячеек.

Избавьтесь от разрывов в линейчатых графиках. Excel генерирует прерывистые или неверные линейчатые графики, если в одной или нескольких ячейках отсутствуют данные. Если ячейка пуста, то в линии образуется разрыв; если ячейка содержит нечисловые данные, то Excel рассматривает их как нуль. Проблема решается вставкой формулы =NA() (Not Available — неприменимо). Excel сгенерирует непрерывную линию между двумя ячейками, окружающими ячейку с недоступными данными.

Отображение нулей в пустых ячейках. Excel не всегда отображает нули в пустых ячейках. Чтобы в них выводились нули, следует сначала ввести 1 в неиспользуемую ячейку и скопировать ее в Буфер обмена. Выделите диапазон, охватывающий пустые ячейки, которые необходимо преобразовать; выберите функцию Edit | Paste Special... (Правка | Специальная вставка), затем установите флажок Multiply (Умножить) и щелкните на кнопке OK. Excel умножает все элементы в диапазоне на 1, поэтому значащие ячейки остаются без изменений, а в пустых отображается 0.

Устранение ложных положительных результатов при поиске строк. Если вы попытаетесь найти строку 123*789, Excel обязательно покажет ячейку, содержащую число 123456789. Это происходит потому, что звездочка (*) рассматривается как символ обобщения, заменяющий искомый символ. Достаточно при поиске вставить перед звездочкой тильду, например 123~*789, чтобы были обнаружены только точные совпадения.

Устранение проблем при сравнении временных величин. При попытке вычислить временное значение, такое, как =TIME(12,0,0), соответствующее полудню, с помощью функции =NOW() сравнения часто оказываются неверными, так как в NOW() дата входит как часть числового значения. Следует проводить сравнение с =NOW()-TODAY().

Отображение результатов арифметических действий над датами в часах. При выполнении операций сложения или вычитания с датами и временными величинами и форматировании суммы как числа результат отображается как дробное число, — например, если это 8 ч, то мы увидим 0.33. Чтобы показать результат в часах, достаточно умножить его на 24.

Определение абсолютных и относительных ссылок на ячейки. При копировании формулы в Excel ссылки на ячейки автоматически изменяются в соответствии с местоположением ячейки, в которую вставлена формула. Если для вычисления части формулы требуется, чтобы значение располагалось в конкретной ячейке, и вам нужно сохранить это значение неизменным при копировании формулы, то следует назначить ячейке абсолютное значение, вставив символы доллара перед символом строки и перед номером столбца, например $B$30.
Если нужно сохранить постоянными только строку или столбец (а не то и другое), достаточно поставить символ доллара перед соответствующей частью ссылки на ячейку.

 

← февраль 2006 6  7  9  10  13  14  15  16  17 апрель 2006 →
Реклама!
 

 

Место для Вашей рекламы!