Все новости от 24 ноября 2003 г.

"Документация в информационном обществе": грядёт десятая международная

Международная научно-практическая конференция под названием "Документация в информационном обществе" ежегодно проводится Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Она была инициирована в 1994 г., в трудный для отечественной науки период, когда до предела сократился объем научных исследований в области документоведения и документационного обеспечения управления, произошел отток кадров из научных учреждений и вузов.

Тогда было необходимо консолидировать имеющиеся научные силы и помочь им реализовать творческий потенциал в союзе со специалистами-практиками.

Первая конференция, обсуждавшая тему "Документ в административных структурах", собрала в одной из аудиторий РГГУ 25 докладчиков и около 100 участников.

В 1995 г. впервые в центре внимания оказались проблемы управления документацией -- тогда это было новое понятие для отечественного документоведения.

Участники третьего форума сосредоточились на документационном обеспечении управления в муниципальных органах, а конференция 1997 г. была посвящена понятию электронного документа.

В 1998-м состоялась пятая конференция, главной темой которой стала современная организация делопроизводства и архивов.

На ней отмечалось, что в современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретают решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), упорядочение процессов документирования, организация документов и документооборота.

Недостаточная научно-теоретическая разработанность и отсутствие должного внимания со стороны государства к созданию концептуальной базы и выработке единства подходов к организации ДОУ влекут за собой серьезные отрицательные последствия: в частности, сохраняемые информационные ресурсы оказываются оторванными от международных правил и технологий, неэффективными и недостаточно ценными.

Поскольку проблема носит межведомственный характер, ее решение требует проведения фундаментальных и прикладных научных исследований и разработок, их координации и финансирования, принятия решения на правительственном уровне о соответствующей комплексной целевой программе.

По мнению ученых, такая программа должна обеспечить:

• повышение статуса основных нормативно-правовых положений по управлению документацией;

• установление единых принципов и требований к организации работы с документацией в органах управления;

• унификацию и стандартизацию состава и форм представления документированной информации;

• разработку типовых процессов и процедур управления, обеспечивающих достоверность, полноту, сохранность и защиту информации;

• реализацию права юридических и физических лиц на получение информации;

• повышенный уровень подготовки работников аппарата управления в области ДОУ и архивного дела.

Конференция рекомендовала ученым обратить внимание на научную обоснованность решений по созданию корпоративных документационно-информационных систем и необходимость межуровневой (вертикальной) и межотраслевой (горизонтальной) увязки стандартов документов, их реквизитов (информационных показателей), систем классификации и кодирования; на вопросы телекоммуникаций (сетевого общения) в СДОУ; на развитие системы НТИ в области документоведения (делопроизводства) и архивоведения.

Шестая конференция (1999 г.), на которую прибыли даже гости из Южно-Африканской Республики, обсуждала вопросы электронного делопроизводства и электронного архива и прошла под знаком правового взгляда на эту сферу.

Центральным докладом на ней стало выступление Илларии Бачило -- авторитетного специалиста в области информационного права; докладчица рассмотрела документированную информацию (документы) и документооборот с позиций правоведа в контексте единства трех компонентов: информационных ресурсов, информационных технологий и информационных коммуникаций.

Седьмая конференция проводилась совместно с белорусскими документоведами в декабре 2000 г. в Минске. Ее главная тема -- "Роль и значение документа в управленческом процессе".

Реализация решений конференции

Организаторами мероприятия с белорусской стороны стали Госкомитет по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, Белорусский НИИ документоведения и архивного дела, Академия управления при Президенте Республики Беларусь.

Присутствовали и представители Польши и Приднестровья. Здесь активно обсуждались законодательные и нормативные проблемы управления документацией в России и Белоруссии, вопросы автоматизации учреждений и появление "электронной" документации.

Докладчики отмечали схожесть проблем, решаемых сегодня документоведами, и необходимость расширения сотрудничества ученых и специалистов двух стран -- организаторов конференции.

В ноябре 2001 г. состоялась восьмаяI конференция, собравшая 270 участников, на тему "Проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления при переходе на электронные технологии".

Ее основные выводы звучали так:

• вопросы развития и совершенствования ДОУ, всего комплекса работ с документами в управлении -- это неотъемлемая, фундаментальная часть административной реформы государственного управления;

• необходимо усиление регулирующей, регламентирующей и контрольной роли государства в вопросах ДОУ;

• необходимо просить Росархив ускорить разработку и представление в Правительство РФ проекта федерального закона "О документации", а также государственной системы документационного обеспечения управления, комплекса государственных стандартов, руководящих документов, рекомендаций и нормативно-методических материалов;

• целесообразно подготовить от имени конференции обращение в Правительство Российской Федерации с предложениями о разработке целевой программы и проведении НИОКР, направленных на совершенствование корпоративного и межведомственного документооборота с использованием новейших информационных технологий;

• в условиях перехода к информационному обществу необходимо сконцентрировать усилия на исследовании наиболее актуальных проблем автоматизации делопроизводства, документооборота и архивного хранения документации на основе широкого применения новых информационных технологий;

• Росархиву следует обеспечить научно-методическую и практическую помощь министерствам и ведомствам в организации переподготовки и повышении квалификации специалистов по автоматизации делопроизводства, документооборота и хранения электронной документации;

• одной из актуальных задач в данной области является подготовка специалистов высшей квалификации по документационному обеспечению управления, владеющих новейшими информационными технологиями.

Девятая конференция "Документация в информационном обществе: унификация и стандартизация межведомственного и корпоративного документооборота" впервые проходила в Российской академии госслужбы. Партнером ВНИИДАД по организации этого мероприятия была компания "Термика".

В конференции приняли участие около 200 ученых и специалистов из 30 регионов России, зарубежные гости из Белоруссии, Казахстана, Латвии и Приднестровья.

Самыми многочисленными профессиональными группами были представители федеральных органов исполнительной власти и российских высших учебных заведений.

Работа проходила на двух пленарных заседаниях ("200 лет министерскому делопроизводству" и "Современные проблемы унификации и стандартизации документооборота"), а также в секциях и тематических дискуссиях.

Кроме того, была организована выставка, на которой фирмы предлагали свои продукты и услуги в сфере ДОУ и архивного дела.

Конференция показала актуальность обсуждавшихся на ней проблем, высокое качество научных исследований в области ДОУ, глубокую заинтересованность участников в объединении профессиональных усилий, направленных на повышение эффективности документационного обеспечения и как следствие -- на совершенствование управления.

Подводя итоги десятилетней работы конференции, следует отметить, что она заняла свое место в ряду других подобных мероприятий, где могут плодотворно общаться ученые-документоведы и практики, заинтересованные в современном делопроизводстве и желающие работать на единой научно-методической базе.

С ее помощью сообщество может оперативно реагировать на вызовы времени, выражать общественное мнение и концентрировать усилия на решении актуальных задач.

Если рассмотреть рекомендации конференций в их историческом контексте, то можно увидеть, что идеи и предложения, высказанные и одобренные участниками, со временем получили практическое решение (см. таблицу).

Примеры, приведенные в таблице, явно свидетельствуют, что конференция -- не собрание ораторов, а эффективная форма выработки общественного мнения и принятия необходимых решений.

Судьба конференции, конечно, сильно зависит от людей, отвечающих за ее организацию.

Здесь уместно вспомнить председателя оргкомитета, заместителя руководителя Федеральной архивной службы России В. А. Еремченко, который много усилий приложил к тому, чтобы укрепить позиции конференции.

25--26 ноября 2003 г. состоится очередное мероприятие. В программе -- обсуждение ближайших перспектив и важнейших факторов, которые будут влиять на документоведение и ДОУ в современном мире.