Все новости от 13 октября 2003 г.

Автоматизация управления документами в Карачаганаке

Карачаганакское нефтегазоконденсатное месторождение в Казахстане представляет собой один из наиболее крупных и динамично развивающихся международных проектов на территории СНГ.

С точки зрения ИТ он представляет особый интерес, так как на примере его развития можно получить ответы на целый ряд актуальных вопросов.

Например, какова фактическая роль ИТ в подобном крупном энергетическом проекте? Какое влияние оказывают местные особенности? Готовы ли российские ИТ-компании к участию в таких проектах? Как же на самом деле выглядит "правильная" реализация проекта, стартующего с нуля под руководством опытных западных менеджеров?

Эти и другие вопросы обсуждались на семинаре для ИТ-специалистов, который провел в Москве в начале сентября менеджер отдела учета информации компании Karachaganak Petroleum Operations B. V. (KPO) Джефф Поттер при поддержке российского представительства Hummingbird.

В центре внимания участников мероприятия было внедрение системы управления электронными документами (СУЭД). Решение о ее создании было принято в мае 2001 г.

Джефф Поттер

Главной целью проекта было снижение эксплуатационных, финансовых и юридических рисков, с которыми сталкивался KPO из-за неадекватного управления документацией.

Уже к августу было завершено обследование предприятия, определены первоочередные и долгосрочные задачи проекта. Среди его особенностей нужно отметить необходимость поддержки многоязычности (английский, русский и казахский языки), интеграции с ключевыми внешними приложениями (CAD, ERP и пр. ), создание единого пространства документов для конечных, в том числе удаленных, пользователей.

Уже на начальном этапе в качестве поставщика базовой технологии была выбрана канадская компания Hummingbird и определен основной ИТ-партнер -- компания "ТерраЛинк-Азия".

В конце 2001-го началась эксплуатация первых пилотных систем в различных подразделениях компании.

Внедрение СУЭД велось в соответствии со стратегией "быстрых побед" -- постепенным наращиванием функциональности и числа подключенных пользователей, чтобы на каждом этапе работы сотрудники подразделения ощущали эффект от проведенной автоматизации.

Затем в течение почти полутора лет шла работа по расширению системы, ее интеграции с внешними приложениями и формированию базы электронных документов. В этот же период был осуществлен переход от технологии DOCS Open к DOCS Fusion.

К нынешнему лету система в целом вышла на уровень решения всех основных задач проекта. В настоящее время информационная база включает более 85 тыс. электронных документов общим объемом свыше 400 Гб, число пользовательских лицензий -- 850.

ПО работает под управлением Microsoft Advances Server 2000 и использует MS SQL Server 2000. Физически задействовано шесть серверов: три для работы собственно СУЭД и по одному для решения задач разработки/тестирования, обучения и поддержки непрерывности деловых процессов компании в целом.

На семинаре в интерактивном режиме было рассмотрено довольно много вопросов организационного, технического и психологического характера, зачастую весьма специфических.

В отдельной беседе с Джеффом Поттером мне удалось обсудить некоторые проблемы, наиболее интересные читателям нашего еженедельника.

PC Week: Ваш проект представляет интерес в различных аспектах. Начнем с рассмотрения такого вопроса.

Западная компания приходит на новый для нее рынок СНГ и начинает реализацию крупного проекта. Как при создании и развитии информационной системы учитываются региональные особенности?

Джефф Поттер: Ответ на этот вопрос в каждом конкретном случае в значительной степени зависит от местных условий, ведь огромная роль в реализации проекта отводится локальным компаниям.

В первую очередь мы должны понять, в какой степени может быть обеспечена поддержка тех или иных технологий в данном регионе.

Например, в США мы широко используем компьютеры Dell, но в Карачаганаке выбрали Compaq, потому что весь цикл поддержки его техники здесь организован наилучшим образом. Этот критерий стал решающим.

Приходя на новое место, иностранная компания на первом этапе обычно опирается на собственных специалистов, но общая стратегия сводится к постепенной замене их на местные кадры.

Мы ориентированы на получение прибыли, а стоимость трудовых ресурсов занимает очень существенную часть затрат. Приглашение местных сотрудников всегда обходится дешевле.

PC Week: Довольно условно систему управления предприятием можно разделить на две части: ERP и документооборот.

В кругах российских специалистов довольно часто возникают дискуссии: с чего нужно начинать строить "правильную" ИС, особенно когда речь идет о проекте, реализуемом с нуля? Конечно, лучше делать все сразу, но так не бывает, никаких денег не хватит.

В какой логической последовательности строилась информационная система в данном проекте?

Дж. П.: Я бы не хотел говорить обо всем ИТ-проекте, а предпочел бы обсуждать только то, чем руководил я сам. Необходимость внедрения того или иного решения определяется реальными потребностями бизнеса на каждом конкретном этапе его развития.

В данном случае на начальном этапе наиболее актуальной задачей были сбор исходной документации и проектирование физической инфраструктуры месторождения.

Именно здесь были сосредоточены критические риски, возможные же проблемы на других участках работ в тот момент не могли бы привести к краху проекта. Соответственно основные усилия ИТ-служб были сосредоточены именно на решении этих вопросов.

PC Week: А как выбирается та или иная технология для решения ИТ-задачи? Почему, например, вы выбрали Hummingbird? Из вашего выступления на семинаре можно сделать вывод, что никакого особого анализа альтернативных вариантов не проводилось.

Дж. П.: Непосредственная работа в Казахстане началась относительно недавно, но компания KPO создана консорциумом почти 10 лет назад, когда работа велась на этапе предварительных обсуждений проекта.

Наши офисы, в частности в Лондоне, уже тогда начали применять DOCS Open, хотя и в небольших объемах, 4--5 лицензий. Тем не менее компания Hummingbird и ее продукты нам были хорошо знакомы.

Конечно, можно было бы провести дополнительное исследование предложений на рынке. Но оно потребовало бы денег и времени, не говоря уже

о затратах на изучение новых технологий.

К тому же мы были совершенно убеждены, что продукты Hummingbird смогут решить наши текущие и перспективные задачи. Мы также знали, что сумеем организовать их поддержку силами местных партнеров.

PC Week: Но почему в 2001 г. для развертывания большой системы была выбрана именно DOCS Open? Ведь в тот момент она уже считалась довольно устаревшей. Еще за три-четыре года до этого был выпущен DOCS Fusion на базе трехзвенной клиент-серверной архитектуры, а в 2000-м Hummingbird представила свой Enterprise Information Portal.

В любом случае не совсем понятно, зачем новый проект начинать на DOCS Open, чтобы спустя год выполнять переход на DOCS Fusion.

Дж. П.: Мы заботимся о снижении затрат. DOCS Open была нам лучше знакома, с ее помощью мы смогли быстрее реализовать пилотные проекты, отработать структурные решения, получить первые результаты для конечных пользователей.

А потом, когда встал вопрос о наращивании функционала и масштаба, мы перешли на DOCS Fusion, что было совсем не сложно. Сейчас мы прорабатываем возможность и необходимость перехода на более совершенную версию Hummingbird Document Management, а также использования других модулей комплекта Hummingbird Enterprise.

PC Week: Насколько сложной была задача перевода бумажных документов в электронный вид? Вы использовали какие-то дополнительные технологии промышленного уровня?

Дж. П.: Мы применяли для ввода отсканированных документов встроенные возможности Hummingbird, а для распознавания текстов -- эта задача особенно актуальна для финансовых документов, число которых очень значительно, -- продукт ABBYY FineReader.

Рассматривался вариант приобретения какой-то промышленной системы ввода документов, но мы пришли в выводу, что их применение оправданно, когда речь идет о постоянном потоке новых документов.

У нас же был большой архив, но количество новых счетов относительно невелико. А для ввода проектной документации массовые технологии просто не годились из-за очень невысокого качества бумажного носителя.

PC Week: Ваша система имеет распределенный характер. Как обеспечивается поддержка удаленных пользователей?

Дж. П.: На территории самого месторождения проложены высокоскоростные линии связи, и там нет никаких проблем. Кстати, мы сначала планировали создание распределенных хранилищ документов, но потом оказалось, что с точки зрения загрузки серверов оптимальнее централизованный вариант.

А вот для работы удаленных пользователей, находящихся вне нашей территории, качество линий нас не удовлетворяло. Поэтому мы отказались, в частности, от штатного Web-клиента системы DOCS Fusion, применив терминальную технологию Citrix.

PC Week: А как решается проблема поддержки многоязычной обработки документов? Как я понял из вашего сообщения, вы не использовали специализированные модули Hummingbird Knowledge Management (бывший Fulcrum)?

Дж. П.: У нас используются три языка, но почти нет многоязычных документов. В качестве основного языка в компании используется английский. Но юридически верной копией документа является всегда только та, что на языке оригинала.

Для каждого документа с помощью программы "ПроМТ" выполняется автоматический перевод на два других языка, но полученные копии используются лишь для поиска информации. Для работы применяется оригинальный документ.

Да, более "продвинутые" поисковые технологии предлагают иной вариант: на разные языки переводится сам запрос. В этом случае нужно хранить только одну -- оригинальную -- копию документа.

Но мы решили, что в нашем случае будет выгоднее реализовать описанную выше схему обработки.

Ведь даже при не очень высоком качестве автоматического перевода человек, не владеющий разными языками, сможет понять смысл документа. Но принятие решения выполняется всегда только на основе оригинала.

PC Week: Как известно, DOCS Fusion относится к категории продуктов Document Management. Значит ли это, что вам не нужны функции Record Management (RM) и Workflow?

Дж. П.: На самом деле функциональности различных продуктов в значительной степени пересекаются. Например, мы имеем и применяем в своей системе такие RM-функции, как поддержка жизненного цикла документов (контроль версий, списание в архив и т. д.). То же самое можно сказать о реализации бизнес-процессов.

Другое дело, что теоретически хорошо бы строить систему управления документами одновременно с прорисовкой процессов их обработки. Но на практике чаще получается так, что сначала создается документальная база критической массы, а затем переходят к осмыслению процедур их обработки.

PC Week: В английском названии вашего подразделения присутствует слово Knowledge. А есть ли в вашем проекте реальная потребность в использовании специальных технологий управления знаниями?

Дж. П.: У нас есть лицензии на продукты Fulcrum. В будущем они, наверное, нам понадобятся, но пока мы не видим коммерческого эффекта от их применения.

PC Week: Хотелось бы затронуть проблему планирования развертывания информационной системы в рамках подобного проекта.

Существовал ли вообще план, или расширение функциональности шло по мере появления тех или иных проблем? Знали ли вы в 1999 г., что через три года наступит время для внедрения системы управления документами?

Дж. П.: Конечно, планы развития проекта существовали, но в данном случае применялся также метод "решаем проблемы по мере их поступления". Дело в том, что наша компания создана под конкретный проект.

Нам важно получить максимальный эффект именно в нем, а не в какой-то долгосрочный перспективе. Совсем другой случай можно видеть на примере месторождения в Тенгизе, разрабатываемого фактически одной Shevron.

Там применяются стандартные корпоративные методы в реализации проектов, там многое прописано заранее. В рамках конкретного проекта в этом случае может быть допущена какая-то избыточность, но зато достигаеся эффект с точки зрения общего долгосрочного бизнеса компании.

PC Week: Вернемся к вопросу о специфике местных условий. Вы ощутили особенности работы в Казахстане по сравнению с другими странами?

Дж. П.: Мы обнаружили, что здешние сотрудники имеют очень высокий уровень образования, они открытые, интересуются делами компании. Но капитализм для них еще пока довольно новая вещь, им приходится адаптироваться к стилю деятельности западной компании.

В ИТ-подразделениях местные кадры составляют около 90%, а в телекоммуникационном направлении -- практически 100%. В основном это молодые и очень любознательные люди.

Но в отличие от их западных коллег казахстанским специалистам для освоения ими каких-то новшеств чаще требовалось проходить официальные курсы обучения и получить соответствующие сертификаты.

Еще нужно сказать о довольно регулярных изменениях в нормативных документах, в частности в постановлениях правительства. Нам пришлось повысить оперативность реакции на подобные изменения.

PC Week: Спасибо за беседу