Все новости от 10 июля 2003 г.

Чтобы Москва была красивой

Свое сказочное название — "Золушка" — система документационного обеспечения управления (СДОУ), установленная в различных организациях Комплекса архитектуры, строительства, развития и реконструкции г. Москвы, получила, вероятно, по двум причинам: во-первых, у истоков ее создания стояли две талантливые женщины, а во-вторых, с ее появлением 12 лет назад удалось быстро систематизировать завалы документов в строительном комплексе Москвы и обеспечить дисциплину исполнения поручений первого руководителя.

Несмотря на "хрупкое" название, СДОУ "Золушка" смогла стать крепкой основой для построения комплексной информационной системы, охватывающей сегодня основные структуры строительного комплекса: Департамент градостроительной политики, Департамент инвестиционных программ, Московский комитет архитектуры и др.

Ее модули установлены в мэрии, в департаментах и комитетах других комплексов городского управления, а также в префектурах и управах. Эта же система отвечает за работу с документами в различных организациях, находящихся на более низком уровне (небольшие строительные предприятия, ОАО и т. п.), которые взаимодействуют с департаментами (см. рис.). Установлена она и в отделе первого заместителя мэра г. Москвы Владимира Ресина.

Светлана Бачурина: "Наше пожелание — чтобы Lotus Notes стал рабочим протоколом сбора и обработки документированной информации для всех государственных служб"

По словам Светланы Бачуриной, первого заместителя руководителя аппарата В. И. Ресина, все структуры стройкомплекса "прошиты" этой системой, обеспечивающей четкий административный контроль за процессами в цепочке инвестор — заказчик — подрядчик при строительстве любых городских объектов.

В отдел первого заместителя мэра представляется уже агрегированная информация с нижних уровней о ходе исполнения распорядительных документов и поручений Правительства Москвы и строительных программ; сюда же стекаются жалобы от москвичей по недоделкам на объектах.

"Каждый понедельник утро у В. И. Ресина начинается так: в 8:30 перед оперативкой к нему на стол ложится сводка о прошедшем периоде, полученная из системы, — рассказывает Светлана Бачурина. — В ней представлена необходимая информация о деятельности департаментов, об исполнении поручений руководителя за прошедшую неделю и о том, что предстоит сделать каждому департаменту в наступившую неделю. И это не просто отчет о проделанной работе, но еще и исчерпывающая информация о том, какие поручения кому были отданы.

Отчеты составляются в пятницу и представляются всем лицам, которые должны присутствовать на совещании. Уведомления о состоянии дел на каждую предстоящую неделю позволяют работать в режиме, когда все предупреждены и у всех есть время на исправление недоработок.

Так что, не дай Бог, попасть к Ресину в протокол! Дисциплину это держит очень серьезно".

Из истории проекта

Двенадцать лет назад проект начинался с версии "Золушки", созданной на основе MS-DOS. Идеологами выступили две энергичные женщины — Светлана Бачурина и Елена Мамышева, ныне возглавляющая Управление развитием систем и проектов.

Система создавалась под лозунгом "надежность, безопасность и простота" ("чтобы любая самая добрая и ответственная тетя Маша из канцелярии, впервые увидевшая компьютер, не боялась безвозвратно испортить или стереть информацию, нажимая на клавиши"). Это помогло избежать отторжения программного продукта.

Безопасности придается большое значение и сейчас, когда через комплексную систему, созданную на основе "Золушки", проходит более тридцати тысяч документов в неделю и вопросы разграничения доступа к служебной информации играют важную роль — каждому показывается только та часть, которую он должен видеть.

Любое значительное изменение ситуации в стройкомплексе, в действиях сотрудников фиксируется документом или отражается на его состоянии. Причем данные ведутся очень детально: кто именно вносил изменения и когда по времени это было сделано.

Затем соответствующие сотрудники канцелярии составляют протокол или обрабатывают документ. Технологически отработанный документ поступает в карточку контрольного подразделения и уже оттуда — на совещание к В. И. Ресину. "Фиксация действий пользователей очень помогла на этапе внедрения системы, — говорит Светлана Бачурина. — С помощью полной журнализации мы доказали руководству, что с "Золушкой" люди активно работают, даже те, кто сначала стоял на консервативных позициях".

Первые лица получают на руки отчеты в бумажном виде — так удобнее и привычнее, поскольку с почтой приходится работать ежедневно и в самых невероятных условиях (Владимиру Ресину, например, папки с документами иногда подвозят прямо к трапу самолета).

Пока по существующему регламенту на каждом документе должна быть живая подпись, однако есть вероятность, что к концу года в ряде департаментов перейдут к ЭЦП.

Дополнительные надстройки над СДОУ

Итак, "Золушка", а точнее, построенная на ее основе документоориентированная интегрированная информационная система, способствует достижению информационной прозрачности инвестиционной деятельности стройкомплекса Москвы для правительственных кругов.

В ближайшем будущем, когда часть информации будет отражаться на едином портале, на эту прозрачность смогут рассчитывать и москвичи.

При Правительстве Москвы действует "горячая линия" для горожан по недоделкам в строительстве. Данные по их обращениям фиксируются в реальном времени в системе и находятся под постоянным вниманием отдела Ресина. К системе подключены те организации, которые осуществляют непрерывный контроль и обеспечивают устранение недоделок, взаимодействуя с подрядными исполнителями.

Поначалу, когда "горячую линию" только ввели, весь аппарат охватила паника: боялись захлебнуться в потоке жалоб. На самом деле за два месяца поступило около тысячи звонков на 500 объектов, ежедневно принимается порядка 25 обращений, которые в режиме строжайшего контроля доводятся до подрядных исполнителей.

"В комплексной системе нам удалось "переплести" прежде не связанные в системе мэрии документы: служебную корреспонденцию, распорядительные и производственные документы, жалобы граждан, — поясняет Светлана Бачурина. — Кроме того, в ней обеспечено два вида контроля — административный (на уровне документов) и финансовый — ежедневный отчет о финансовых потоках, прошедших за день.

Сведение этих двух потоков осуществлено с помощью собственных технологий, созданных на основе ПО, соответствующего данному классу задач. Например, система сбора "первички" сделана на основе Lotus Notes.

Если говорить о степени использования возможностей СДОУ, я бы определила этот показатель как 30%, и считаю его неплохим. Если нашу систему сравнить со шкафчиком, у которого есть множество полок, то из них заполнено пока только 30%.

Удобство в том, что эти оставшиеся полочки можно заполнять, не перестраивая шкаф (реинжиниринг можно осуществлять без перепрограммирования). Оставшаяся часть не задействована по двум причинам. Первая — очень большая занятость сотрудников, у них физически не хватает времени на освоение всех тонкостей. А вторая связана с тем, что некоторые модули и функции системы пока не востребованы".

За 12 лет "Золушка" прошла большой путь в своем развитии. С помощью системы, построенной на ее основе, координируются и обрабатываются огромные потоки информации, отслеживаются и выявляются "узкие места", все более четким и прозрачным становится управление столичным строительством. Значит, она служит тому, чтобы москвичи и гости увидели столицу еще более нарядной и благоустроенной.