Все новости от 14 июня 1999 г.

Секреты Office 2000

Введение
Не посещало ли вас когда-нибудь чувство, что Microsoft Office способен на большее, чем то, что лежит на поверхности? Действительно, в этот продукт заложено много полезных возможностей — но не все они отражены в документации. Наши эксперты рассказывают о лучших, из обнаруженных ими, хитростях и уловках.

В помощь тем, кого бесконечные перечисления новых возможностей Office 2000 ставят в тупик, мы попросили удостоенных наград специалистов по Office Эда Ботта и Вуди Леонарда выбрать лучшие советы и секреты из своей новой книги Que's Special Edition Using Office 2000, в которой собрана вся действительно полезная информация об особенностях и новых возможностях пакета. Это хорошее начало, которое восполнит пробелы, оставленные «бумажным» руководством. Вы получите власть над меню и инструментальными панелями, научитесь работать с буфером новыми, замысловатыми способами и больше никогда не будете портить формулы Excel. Авторы собрали свою коллекцию подсказок, уловок и секретов в результате тысяч часов тестирования и мучений с новым комплектом приложений Microsoft, — это самое полезное из всего, что можно сегодня вычитать об Office 2000.

Ниже приведены наиболее интересные выдержки из их замечательного, оригинального труда.

Word
НЕДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ОПЦИЯ
Интеллектуальная замена
При обращении к функции замены Word (Edit, Replace) в поле «заменить на» можно указывать содержимое буфера Windows (Clipboard). Это удобно, например, если во всем документе нужно заменить слово (скажем, stop) изображением (знаком «Stop»). Для этого достаточно выключить режим Use Wildcards и ввести в поле Replace With символ ^c — он соответствует содержимому Windows Clipboard.

Проведение линий
Простейший способ провести горизонтальную линию поперек страницы — трижды набрать любой из символов автоформата горизонтальной линии и нажать на клавишу Enter. Знаки дефиса (-) и подчеркивания (_) дают соответственно тонкую и толстую линии. Знак равенства (=) дает двойную линию; тильда (~) — волнистую; знак числа (#) — толстую линию с тонким окаймлением снизу и сверху; а звездочка (*) — толстую пунктирную линию. Горизонтальная линия служит нижней границей абзаца, в котором набраны символы автоформатирования.

Универсальный доступ к файлам
Если требуется сделать файлы Word 97/2000 доступными для пользователей Word 6.0/95, загрузите программу WRD97CNV.EXE с веб-сайта Microsoft Office Update и выполните ее на любой машине с Word 6.0 или Word 95. Благодаря этому фильтру пользователи Word 6.0 и Word 95 смогут непосредственно открывать документы Word 97 или Word 2000 (хотя и не смогут сохранять их в формате Word 97/2000).

Сокращение расходов на бумагу
Чтобы сократить расходы на бумагу на 50%, 75% и даже больше, выберите File, Print и опцию 2-up. Она распечатывает по две страницы на каждом листе, чем существенно экономит бумагу и уменьшает вес багажа, если толстый отчет приходится носить с собой в портфеле или везти в командировку. Результат получается вполне читабельным.

НЕДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ОПЦИЯ
Общий шаблон
Некоторые установки в диалоговом окне Word File Locations (Tools, Options, вкладка File Location) применяются и по отношению к другим приложениям Office. Если изменить положение папки Templates или Workgroup Templates в Word, соответствующие изменения происходят и в Excel и PowerPoint. Поместив папку Workgroup Templates в сетевой каталог, можно гарантировать постоянный доступ для сотрудников подразделения к последним корпоративным шаблонам Word, Excel и PowerPoint — они будут автоматически появляться в диалоговом окне New всех трех приложений.

Excel
Полное сохранение формата
При использовании буфера Excel сохраняет формат ячейки и ширину колонок в отдельности. Это неудобно, если нужно скопировать блок тщательно отформатированных данных из одной таблицы в другую. В качестве решения можно предложить двухэтапную вставку: сначала скопируйте (Copy) первоначальные данные, перейдите в целевую таблицу и вставьте их (Paste) в нужное место. Затем кликните на вставленном блоке данных правой кнопкой мыши и выберите Paste Special. В появившемся диалоговом окне выберите ширину колонок (Column Widths) и кликните на кнопке OK.

НЕДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ОПЦИЯ
Отладка формул
Процесс отладки формул может оказаться трудоемким, особенно если они содержат по несколько вложенных функций. Следующая стратегия подстраховки позволяет безопасно экспериментировать с формулами и функциями, не рискуя потерять результаты работы или испортить таблицу. Прежде чем редактировать формулу, удалите начальный знак равенства и нажмите на клавишу Enter; затем скопируйте формулу в другую ячейку. При отсутствии знака равенства Excel рассматривает содержимое ячейки как текст и копирует формулу точно так, как она выглядит, без всякой коррекции. В случае успеха своих экспериментов перенесите скопированную формулу в исходную ячейку и восстановите знак равенства.

Форматирование дробей
Excel поддерживает форматирование дробей, но ввод данных в этом формате осложняется тем, что, например, 3/8 Excel воспримет как дату (8 марта) и отформатирует соответствующим образом. Чтобы Excel автоматически интерпретировал дроби правильно , начинайте их с 0 и пробела: 0 3/8. Это число Excel безошибочно преобразует в 0,375, изменив формат ячейки на дробный. Сохраняя дробь как 0,375, Excel, тем не менее, будет отображать ее как 3/8.

Outlook

НЕДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ОПЦИЯ
Синхронизация папок
Как синхронизировать электронную почту, когда имеешь ноутбук и настольный ПК, не связанные с сервером Exchange? Найдите на веб-сайте Microsoft Office Update утилиту Outlook Sync Folders. Она позволяет обмениваться данными между двумя файлами Personal Folders (*.PST), не копируя всякий раз весь громоздкий файл.

Восстановление параметров по умолчанию
При инсталляции некоторых программ они могут брать на себя отдельные функции Outlook. Чтобы указать, что вы желаете использовать Outlook в качестве клиента e-mail, календаря и контакт-менеджера по умолчанию, откройте Internet Explorer и выберите Tools, Internet Options (или дважды кликните на значке Internet Options панели управления), затем кликните на вкладке Programs и выберите Microsoft Outlook из списка по каждой категории программ.

Псевдонимы
Каждая «контактная» запись содержит поле Nickname, которое можно использовать для более точного поиска по именам. Чтобы попасть в это поле, откройте запись не в папке Contacts, а в адресной книге и кликните на вкладке Personal. Введите псевдоним — он будет вставляться в качестве краткого имени в поле адреса писем, предназначенных для этого человека; постарайтесь подбирать псевдонимы, не являющиеся частью других имен. Например, если одного из ваших корреспондентов зовут James R. Jones, укажите в качестве псевдонима JRJ — и вы избавитесь от красных волнистых линий.

Веб-календари
Свой календарь Outlook можно сделать доступным для других даже при отсутствии связи с сервером Exchange. Войдите в папку Calendar и выберите File, Save As Web Page. Укажите начальную и конечную дату и подтвердите, что вы желаете включить в публикацию пометки к каждой записи из поля Notes. Присвойте календарю имя, укажите место расположения файла и кликните на кнопке Save. Этот метод не позволяет записывать календарь непосредственно на веб-сервер, но его можно использовать для сохранения данных в файле с последующей публикацией на веб-сервере. В результате получается симпатичная веб-страница на базе фреймов, с которой можно вызывать отдельные даты из календаря, расположенного в левой части экрана, и читать пометки в правой его части.

PowerPoint

Немедленные ответы
PowerPoint содержит на удивление большое число опций, которые помогают проводить презентации. Главный совет: если во время презентации вы не уверены, что следует делать дальше, не пользуйтесь клавишей Escape. Нажмите на правую кнопку мыши — она выводит меню, обеспечивающее непосредственный доступ практически к любой опции, какая только может понадобиться при демонстрации слайдов: переход к любому слайду, возврат, очистка экрана и т.п., позволяя не забивать себе голову хитрыми сочетаниями клавиш.

Office 2000

НЕДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ОПЦИЯ
Перемещение кнопок
Удалить кнопку с инструментальной панели или перенести ее в другое место до смешного легко. Укажите на кнопку, которую нужно переместить, и, нажав и придерживая клавишу Alt, отбуксируйте эту кнопку в новое место. Чтобы удалить кнопку, достаточно просто отбуксировать ее за пределы инструментальной панели; когда указатель покажет значок инструмента с символом Х, отпустите кнопку мыши.

НЕДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ОПЦИЯ
Настройка Office Clipboard
Если вас раздражает внезапное появление новой инструментальной панели Office Clipboard, вы можете указать, когда именно ее следует демонстрировать, при помощи недокументированного ключа системного реестра. (При этом, как всегда, следует помнить, что редактор системного реестра — опасный инструмент, и если вы, пытаясь применить данный совет, испортите параметры настройки системы, это ваша вина. Предварительно следует создать резервную копию всех своих данных.) Найдите ключ HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office 9.0 CommonGeneral и добавьте для параметра DWORD новое значение AcbControl. Замена в нем 0 (значение по умолчанию) на 1 блокирует триггеры Clipboard.

НЕДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ОПЦИЯ
Объединение окон
Office 2000 позволяет организовать многодокументный интерфейс, в котором все открытые документы будут отображаться в одной программе с единственной кнопкой на панели задач. Таким образом можно сконфигурировать Excel с PowerPoint (но не Word или FrontPage). Выберите Tools, Options, кликните по вкладке View и удалите флажок в строке Windows in Taskbar.

Стопор для меню и инструментальных панелей
Самое спорное «усовершенствование» Office 2000 — это его «самообучающиеся» меню, которые прячут свои опции и кнопки в зависимости от характера вашей работы с приложениями Office. Опытным пользователям немедленно захочется запретить эту функцию. Выберите Tools, Customize, кликните на вкладке Options и удалите флажок в строке Menus Show Recently Used Commands First.

По умолчанию все приложения Office настроены так, чтобы панели инструментов Standard и Formatting отображались рядом. Чтобы вернуться к стилю, принятому в Office 97, когда одна панель отображается над другой, откройте программу Office, выберите Tools, Customize, кликните на вкладке Options и удалите флажок в строке Standard and Formatting Toolbars Share One Row.

Если вам не нравятся персонализированные меню, но приходится работать на чужой машине, где эта опция включена, дважды кликните на опциях верхнего уровня главного меню. Тем самым вы вернетесь в режим коротких меню.

Для новичков персонализированные меню могут оказаться полезными. Чтобы привести меню и инструментальные панели в исходное состояние, выберите Tools, Customize, кликните на вкладке Options и установите флажок в строке Reset My Usage Data.

Windows Installer
У Office 2000 новая программа инсталляции Windows Installer, совсем не похожая на прежнюю Acme Setup; полезно знать о следующих особенностях этой программы.

Если вы не уверены, следует ли использовать опцию Custom Installation, — выберите ее. В этом случае программа настройки позволит просматривать все опции.

Чтобы сохранить старую версию Office, укажите альтернативное место для установки новых программ. Если выбрать папку по умолчанию, старые файлы будут удалены.

В том случае, если выбран режим установки программ при первом обращении к ним, при каждом таком обращении системе должен быть доступен диск Office (или соответствующий узел сети). Это особенно неудобно при работе с портативным ПК.

В случае подозрений, что некоторые функции приложения повреждены, программе настройки можно поручить проверку важнейших файлов этого приложения и заново установить те из них, которые были удалены или испорчены. Для этого выберите Setup, Help, Detect and Repair.

Укрощение панели Clipboard
Вот как заставить подчиняться инструментальную панель Office 2000, когда нужно скопировать сразу несколько объектов.

Вызовите панель Clipboard, дважды нажав на клавиши Ctrl-C. По умолчанию она появляется в центре экрана — переместите ее куда-нибудь или «пришвартуйте» к другой панели. Чтобы начать с «чистого листа», кликните на кнопке Clear Clipboard. Скопируйте объекты в буфер, выбирая их по очереди и каждый раз нажимая Ctrl-C. Копировать можно из разных приложений Office — это могут быть, например, фрагмент текста Word и интервал таблицы Excel. При помощи буфера из кусков существующих файлов можно собрать новый документ.

Разместите точку вставки там, где нужно расположить содержимое буфера, затем кликните на кнопке Paste All. Чтобы убрать панель с экрана, кликните на кнопке Close.

Дрессировка дикой скрепки
Office Assistant стал вести себя лучше, чем в прежней версии. Можно научить этого зверька выскакивать лишь тогда, когда в нем действительно есть нужда.

Откройте меню Help и выберите Hide the Office Assistant, чтобы временно убрать Assistant. Если сделать это трижды за один сеанс, он предложит исчезнуть навсегда.

Если вы часто применяете Answer Wizard, Help Contents или Index, но все же хотите иметь под рукой Office Assistant, кликните правой кнопкой на Office Assistant, выберите Options и удалите флажок из поля Respond to F1 key. С этого момента для обращения к Office Assistant следует пользоваться кнопкой Help инструментальной панели; F1 теперь ведет прямо в меню Help.

Чтобы вообще выключить Office Assistant, кликните правой кнопкой на значке Assistant и выберите Options, после чего удалите флажок из поля Use the Office Assistant.

Office Assistant предлагает максимум девять советов из Answer Wizard. Если вы не получили нужный ответ, кликните на любой теме (или нажмите на клавишу F1), чтобы открыть окно Help. Повторите поиск на вкладке Answer Wizard — она продемонстрирует все темы, какие есть.