Все новости от 19 апреля 1999 г.

Пора обновлять Office

Microsoft Office 2000
Последняя версия ведущего комплекса бизнес-приложений нацелена на то, чтобы сделать нашу работу целиком опирающейся на веб.

В Office 2000 вошли новые функции, действующие в пределах всего пакета, дополнения к существующим компонентам и целые новые приложения. Пока продукт распространяется только среди производителей ПК и в розничную продажу поступит не раньше июня. Тем временем Corel наносит последние штрихи на свой следующий крупный апгрейд, а Lotus продолжает плодить все новые редакции SmartSuite Millennium Edition. Мы испытали в лаборатории PC Magazine распространяемую версию Microsoft Office 2000 и вскоре сопоставим ее с бета-версией Corel WordPerfect Office 2000 и последней редакцией (9.1) SmartSuite Millennium Edition.

Самой заметной особенностью Microsoft Office 2000 стала беспрецедентная интеграция с вебом. Теперь можно публиковать почти любой документ, электронную таблицу, презентацию и даже календарь Outlook, не прибегая к дополнительному форматированию традиционных типов файлов Office. И наоборот, в приложениях Microsoft Office можно редактировать веб-страницы. Если сервер поддерживает FrontPage Server Extensions, для просмотра документов Office можно пользоваться прилагаемым Internet Explorer 5 и редактировать в нем файлы Microsoft Word и Excel. Новые инструменты позволяют создавать «веб-папки» для коллективной работы, организовывать дискуссии и подписку. Наконец, версия Premium Edition включает Microsoft FrontPage 2000 — WYSIWYG-инструмент проектирования и управления веб-сайтами, а также новый инструмент деловой графики PhotoDraw 2000.

Чистый осадок от всех этих изменений заключается в том, что Office 2000 позволяет полностью интегрировать офисные приложения с вебом. Однако чтобы воспользоваться преимуществами этих новых возможностей, на предприятии нужно стандартизировать IE5, организовать подключение к Интернету (если это еще не сделано), а на сервер установить FrontPage Server Extensions.

Microsoft Office 2000 (Professional Edition). Розничная цена: обновления — 310 $; профессионального обновления — 350 $; для новых покупателей — 600 $. Требования: Windows 95, 98 или NT 4.0 и выше; процессор Pentium 75 МГц или выше (для PhotoDraw требуется Pentium 166 МГц или выше); для Windows 95 или 98 нужны 16 Mбайт оперативной памяти, для Windows NT 4.0 и выше — 32 Mбайт (для каждого одновременно работающего приложения требуется дополнительно по 4 Mбайт, а для Outlook — 8 Mбайт); 526 Mбайт пространства на жестком диске для установки всех компонентов. Microsoft Corp., Redmond, WA; 800-285-7772, 425-882-8080; www.microsoft.com.

Публикация в вебе
Microsoft Office 97 уживается с Интернетом, но обращается с веб-документами как с гражданами второго сорта, отдавая предпочтение бумажным, для которых изначально и создавались его приложения. Microsoft Office 2000, напротив, врос в Интернет так крепко, что легко упустить из виду, где кончается Office 2000 и начинается веб.

Тем, у кого есть персональный веб-сайт, или кто проектирует веб-сайт компании или отдела, несомненно понравятся новые издательские возможности Office 2000. А тому, кто тратит на это больше двух часов в неделю, следует обратить внимание на новую версию Premium Edition (обновление стоит 399 $), куда входят все приложения Office Professional Edition, а также FrontPage 2000 и PhotoDraw 2000.

Приложения Office 2000 используют свои обычные форматы файлов, но и формат HTML рассматривают как «родной». Применяя специальные теги XML, в Office 2000 можно преобразовывать существующие документы в HTML, не жертвуя богатыми средствами форматирования, предусмотренными в традиционных файлах Office.

Когда HTML-документы вновь открываются в приложениях Office 2000, при помощи которых они создавались, все их параметры остаются неизменными. А если на веб-сервере установлен пакет FrontPage Server Extensions, файлы Word или Excel можно редактировать прямо в Internet Explorer 5.0.

Веб-инструменты
Попробовав воспользоваться Office 2000, чтобы создать HTML-документ заново, вы обнаружите, что Word 2000 превратился во вполне приличный инструмент веб-дизайна. Новая версия Word включает простой редактор фреймов, в ней улучшены средства управления графикой, и она содержит шаблоны, во многом напоминающие шаблоны FrontPage, что значительно упрощает создание гармоничных веб-сайтов. Microsoft PowerPoint снабжен новой опцией Publish As Web Page, которая позволяет ориентироваться на отдельные версии веб-браузеров для получения наилучших результатов. Наконец, календарь Outlook теперь тоже можно экспортировать в HTML.

Не избежал капитального ремонта и FrontPage, популярный WYSIWYG-инструментарий HTML от Microsoft, который вошел в состав Office 2000. FrontPage 2000 отображает редактор страниц (FrontPage Editor) и менеджер сайта (FrontPage Explorer) в одном и том же окне и гораздо лучше импортирует HTML-документы. Новый мастер Database Results Wizard позволяет добавлять в веб-страницы динамические запросы к любой ODBC-совместимой базе данных (например, Access), установленной на веб- или сетевом сервере.

Если на веб-сервере установлен пакет FrontPage Server Extensions, при удалении отдельных страниц веб-сайта или загрузке новых все ссылки автоматически обновляются. А новый компонент Categories динамически формирует список ссылок на все страницы сайта, снабженные параметром Category, который может быть задан посредством диалога Properties в Word. Таким образом можно добиться того, что сайт никогда не отстанет от жизни.

Коллективная работа
Вся веб-центричность Office 2000 оказывается чрезвычайно полезной для коллективной работы.

Большинство повседневных задач распадается на две основные категории. Сначала вы читаете и создаете документы — обычно посредством офисных приложений. А затем участвуете в обсуждениях — как правило, по электронной почте или через ПО коллективной работы типа Lotus Notes. Веб создает возможность соединить эти две задачи. А Office 2000 делает первый шаг в этом направлении.

Основу инструментов коллективной работы Office 2000 составляют Web Folders — новое средство IE5, приводящее файлы и папки на любом веб-сервере к единому виду, как на локальном или сетевом диске. Обращаться к ним и публиковать документы можно прямо из реорганизованных диалоговых окон Office File Open и Save. Их можно даже удалять, переименовывать, копировать или перемещать между локальным диском и веб-папками. Правда, для этого на сервере должен быть установлен пакет FrontPage Extensions, входящий в Office Server Extensions, или же он должен поддерживать новый протокол WebDAV (Distributed Authoring and Versioning).

Создав папки Web Folders для своего отдела, вы получаете возможность применять два инструмента коллективной работы: Web Discussions и Web Subscriptions and Notification. Первый позволяет заводить в документах (HTML- и обычных), хранящихся в веб-папках, упорядоченные дискуссии. Эта функция работает во всех версиях IE и Netscape Navigator, но лучше всего — в IE5, где есть кнопка Discuss и панель инструментов Discuss для ввода и просмотра комментариев. Как IE4, так и IE5 позволяют просматривать эти комментарии прямо в главном окне документа; другие браузеры открывают отдельное окно комментариев.

Чтобы следить за дискуссиями, можно подписываться (Subscribe) на документы, точно также, как и на веб-страницы. Например, можно поручить веб-серверу раз в неделю отправлять вам по e-mail оповещение обо всех изменениях, произошедших в маркетинговом плане вашего отдела. Обе функции Discussions и Subscriptions/Notification требуют установки Office Server Extensions.

Инструменты коллективной работы очень полезны, но не лишены ограничений. Вносить комментарий в документ в каждый момент времени может только один пользователь, и прежде чем в дискуссию сможет вступить следующий, этот документ должен быть закрыт. Еще важнее то, что для данных функций требуется наличие на сервере специального ПО, совместимого не с любой платформой. Так что их преимущества в полной мере оценят лишь те компании или отделы, в которых стандартно применяются Windows NT Server и IIS.

Анализ данных
Планируя веб-издательскую деятельность с применением Office 2000, вы, вероятнее всего, рассчитываете на Word. Однако в этой версии Office все приложения стали больше ориентированными на веб, в том числе Excel и Access. В сочетании с расширенной поддержкой баз данных это ведет к постепенному превращению указанных инструментов в периферийные инструменты информационных хранилищ, помогающие конечным пользователям извлекать и анализировать крупные объемы данных.

Наиболее существенным дополнением к издательским возможностям Excel служит поддержка интерактивных компонентов электронных таблиц, каковыми могут быть целые таблицы, диапазоны, диаграммы и даже PivotTables (интерактивные сводки по большому числу данных). Например, при сохранении диаграммы в формате HTML Excel сохраняет все данные таким образом, что при просмотре их в браузере сохраняется возможность редактировать график, меняя значения параметров.

Мощь этого инструмента в полной мере проявляется при публикации в HTML сводок PivotTables. Например, можно создать итоговую таблицу с данными продаж за год и опубликовать ее в корпоративной интрасети, так что все менеджеры смогут просматривать эти данные в собственных формах через свои браузеры.

Однако на интерактивные компоненты электронных таблиц накладываются некоторые ограничения. Нельзя менять формат диаграммы; некоторые форматы не поддерживаются — например, 3D-столбики; а графические элементы, такие как стрелки и рамки с текстом, не участвуют в интерактивном процессе. Более того, интерактивность работает только в Internet Explorer 4.0 и выше, и чтобы просматривать интерактивные диаграммы, необходимо иметь лицензию как на Office 2000, так и на Internet Explorer.

При решении обратной задачи — извлечении данных из веб-страниц — можно воспользоваться новым мастером Web Query, который импортирует целые веб-страницы или отдельные таблицы в Excel без дополнительного форматирования в формате HTML или в RTF. Например, можно автоматически заносить в Excel биржевые котировки в течение дня. Чтобы задать параметры запроса: например, котировки каких акций нужно включать, достаточно ввести их значения в ячейки таблицы (для этого не требуется никакого программирования на VBA). При изменении параметра запрос автоматически обновляется.

Access и Интернет
Microsoft Access не отстает в гонке по направлению к вебу. Самое важное изменение в нем — это новый инструмент Data Access Pages, который позволяет размещать компоненты базы данных (таблицы, отчеты, запросы или формы ввода данных) на веб-страницах. Так как эти компоненты «привязаны» к соответствующей базе данных, на страницах всегда отображается свежая информация. Это означает, что сотрудники компании, бизнес-партнеры и заказчики смогут просматривать эти данные и работать с ними в своих веб-браузерах.

Например, компания может создать комплект страниц Data Access Pages, связанных со своей базой данных учета складских запасов. Кладовщик читает эти отчеты в браузере, возобновляет заказы и при пополнении запасов редактирует базу данных — при этом ему абсолютно не нужно уметь работать с Access. Так как страницы Data Access Pages можно создавать при помощи мастера, для этого не требуется вообще никаких специальных знаний. Однако работают они только в IE5, а пользователю необходимо иметь лицензию на Office 2000.

Pivot Points
PivotTables — один из наиболее мощных инструментов анализа данных Excel. А в этой версии Microsoft усовершенствовала его еще больше.

Вместо того, чтобы задавать начальное расположение полей с помощью PivotTable Wizard, теперь шаблон таблицы создается прямо на рабочем листе. Таблица строится методом буксировки наименований полей в четко очерченные зоны. Чтобы ограничить поля до определенных позиций, можно пользоваться наглядными функциями расширения и сжатия. Например, если одно из полей называется «Год», при помощи падающего меню можно выбрать данные за все годы или только за 1999 год.

Еще важнее, что в Excel появился новый инструмент PivotCharts — диаграммы, выводимые из таблицы PivotTable и связанные с ее данными. Эти интерактивные диаграммы облегчают анализ сложных данных в графическом формате, позволяя буксировать туда поля для создания нужного представления. Эти новые средства делают мощный механизм перекрестных таблиц Excel доступным для более широкой аудитории пользователей.

Так как Excel 2000 поддерживает стандартный интерфейс баз данных OLE DB, инструменты PivotTables и Charts можно использовать для работы с OLAP и реляционными базами данных. (OLAP, или OnLine Analytical Process, это разновидность баз данных, которые позволяют обрабатывать запросы и создавать многомерные представления крупных информационных массивов эффективнее, чем реляционные базы данных). В качестве источника информации годится любой процессор OLE DB или OLAP, такой как Microsoft SQL Server. Access теперь тоже поддерживает OLE DB, так что из него можно непосредственно обращаться к Microsoft SQL Server.

Компоненты электронных таблиц, страницы Data Access Pages и новые инструменты анализа в Excel и Access делают оправданным апгрейд на Office 2000 для тех, кто проводит много времени за работой с этими приложениями. К тому же они ведут Office 2000 к новой роли опирающейся на веб платформы для принятия деловых решений.

Настройка
Принимая решение о целесообразности обновления продукта, о настройке задумываются мало, однако именно этот вопрос может оказаться самым важным. Так было при появлении Office 97, когда пользователи обнаружили, что форматы файлов несовместимы с предыдущими версиями. Это существенно затрудняло обновление продукта, особенно для крупных предприятий. На этот раз Microsoft учла прежние ошибки и уделила много внимания упрощению процесса настройки.

Все приложения Microsoft Office 2000 совместимы с Office 97, за единственным заметным исключением — Access. Мы не встретили никаких трудностей, перенося все свои файлы с Office 2000 на Office 97 и обратно.

Успокоившись насчет формата файлов, можно приступать к фактической инсталляции. Первое, что бросается в глаза — это новый Windows Installer, который предоставляет индивидуальным пользователям и коллективам намного больше средств управления процессом инсталляции по сравнению с Office 97. Теперь из одного диалогового окна можно не только выбрать подлежащие установке компоненты, но и указать функции, которые должны быть установлены только при первом обращении к ним, или те, которые должны запускаться с компакт-диска. Например, чтобы сэкономить пространство на лаптопе, мы поручили Office 2000 считывать Clip Gallery с компакт-диска, но все шаблоны Word настроили так, чтобы они устанавливались по мере необходимости.

Office 2000 способен автоматически удалять предыдущие версии в процессе инсталляции и предлагает множество опций. Новый мастер Removal позволяет выбирать приложения Office 97, которые нужно удалить или оставить. А программа настройки при обновлении на Office 2000 может автоматически извлечь все параметры Office 97 и перенести их в новую версию. Например, если в Word 97 не использовалась функция AutoFormat для создания нумерованных и ненумерованных списков, Office 2000 примет это к сведению.

Установка в сети
Тем, кто настраивает несколько систем, будет удобнее не выполнять каждый раз программу с CD, а разместить Office 2000 на сетевом сервере. Создав подходящую всем пользователям базовую конфигурацию Office 2000, можно снизить расходы на обучение и минимизировать число обращений за помощью. Для этого потребуется комплект Office 2000 Resource Kit, куда входит несколько инструментов настройки для автоматической установки Office 2000. Первый из этих инструментов, мастер Custom Installation Wizard, применяется для создания двух отдельных файлов: Windows Installer, в котором описываются компоненты и конфигурация базовой установки, и файл преобразования, который модифицирует эту базовую установку под нужды определенных пользователей или групп. Преимуществом такого двухэтапного подхода является возможность создания разных конфигураций одного и того же инсталляционного пакета. Например, начав со стандартной конфигурации, для разных отделов можно дополнить ее разными компонентами (или даже менять выбор национального языка по умолчанию).

В Office 2000 Resource Kit входит еще один мастер — Office Profile Wizard, который значительно упрощает модификацию базовой установки. Чтобы воспользоваться им, достаточно создать эталонную клиентскую конфигурацию Office 2000 со всеми требуемыми функциями, меню и элементами инструментальных панелей, а затем снять с нее снимок. Мастер изменит файл на основе этих параметров, так что пользователи получат точную копию эталонного варианта Office 2000.

Администрирование
Любой администратор подтвердит, что с завершением установки комплекса проблемы не заканчиваются. Office 2000 содержит несколько новых инструментов, которые помогут гарантировать работоспособность приложений.

Особое впечатление произвела на нас функция самовосстановления. При каждом запуске приложения Office 2000 она проверяет, не отсутствуют ли важные файлы, и автоматически восстанавливает их. В ходе испытаний мы удаляли Word.exe, но при попытке открыть документ Word этот файл автоматически восстанавливался без всяких последствий.

Конечно, обычно норовят пропасть менее важные файлы, такие, как шаблоны или шрифты. Для решения этой проблемы в Office 2000 предусмотрена функция для конечных пользователей, называемая Detect and Repair. Она проверяет конфигурацию и восстанавливает отсутствующие элементы.

Тем, кто пользуется не одним ПК, понравится новая функция синхронизации конфигураций Office 2000. Купив лаптоп, можно легко собрать все параметры настройки Office 2000 и перенести их на новую систему.

Наконец, в Office 2000 Microsoft улучшила поддержку иностранных языков. В частности, теперь комплекс разделен на основной комплект, который работает со всеми языками, и 25 дополнительных языковых комплектов, подключаемых по мере необходимости. Кроме того, Office 2000 обеспечивает гладкую поддержку нескольких языков в пределах одного документа. В ходе испытаний Word автоматически определял используемый в данный момент язык и переходил в нужный режим проверки орфографии и грамматики.

На этот раз Microsoft несомненно уделила вопросам настройки и управления больше внимания, чем когда бы то ни было. Возможно, чтобы принять решение об обновлении, этого недостаточно, зато если вы решитесь на него, в вашем распоряжении окажется множество средств контроля за процессом.